Cách sử dụng máy POS từ A – Z đơn giản, nhanh chính xác ai cũng thực hiện được

Cách sử dụng máy POS bao gồm nhiều bước từ tiếp nhận yêu cầu, sau đó thực hiện việc thanh toán qua máy POS dựa theo phương thức thanh toán mà khách hàng lựa chọn. Sau đây AppotaPay sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy POS để thanh toán một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác mà ai cũng có thể thực hiện được.

Giới thiệu tổng quan về máy POS

Máy POS (Point of Sale) là thiết bị hoặc phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng, cho phép cửa hàng thực hiện nhiều nghiệp vụ ngay trên một hệ thống như tạo đơn, tính tiền, áp dụng khuyến mại, quản lý sản phẩm và in hóa đơn.

Ngoài ra, tùy vào phần mềm và mô hình triển khai, hệ thống POS còn có thể hỗ trợ quản lý tồn kho, theo dõi doanh thu, quản lý nhân viên, quản lý nhiều chi nhánh và lập báo cáo bán hàng.

Phân loại máy POS phổ biến hiện nay 

Dựa trên thiết kế và cách sử dụng, máy POS bán hàng thường được chia thành hai nhóm chính như sau:

Máy POS cố định

Loại máy POS thường được đặt tại quầy thu ngân và ít di chuyển trong quá trình sử dụng. Một hệ thống có thể bao gồm máy tính hoặc màn hình POS chuyên dụng, phần mềm bán hàng, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch và các thiết bị ngoại vi khác.

Ưu điểm của POS cố định là màn hình lớn, hiệu năng ổn định và có thể kết nối với nhiều thiết bị, phù hợp với siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng hoặc những điểm bán có lượng giao dịch lớn. Tuy nhiên, hệ thống này thường chiếm nhiều diện tích quầy hơn và chi phí đầu tư ban đầu có thể cao.

Máy POS di động, cầm tay

Là loại máy POS được thiết kế nhỏ gọn để nhân viên có thể mang theo và thao tác tại nhiều vị trí khác nhau. Thiết bị có thể là máy POS Android chuyên dụng, máy tính bảng hoặc điện thoại được cài phần mềm bán hàng.

Máy POS di động phù hợp với nhà hàng, quán cà phê, cửa hàng bán lẻ, bán hàng lưu động hoặc những mô hình cần nhân viên nhận đơn và thanh toán ngay tại vị trí của khách.

Máy POS (Point of Sale) là thiết bị hoặc phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng, cho phép cửa hàng tạo đơn, tính tiền, áp dụng khuyến mại, quản lý sản phẩm và in hóa đơn

Phân biệt máy POS bán hàng và máy POS quẹt thẻ ngân hàng

Máy POS bán hàng và máy POS quẹt thẻ ngân hàng là hai thiết bị có mục đích sử dụng khác nhau. Theo đó:

• Máy POS bán hàng, thường là Android POS hoặc hệ thống POS tại quầy, chủ yếu phục vụ hoạt động vận hành cửa hàng. Thiết bị có thể hỗ trợ tạo đơn, tính tiền, quản lý sản phẩm, kiểm soát tồn kho, in hóa đơn và tổng hợp báo cáo doanh thu. 
• Máy POS thanh toán thẻ, thường được gọi là EDC – Electronic Data Capture, chủ yếu dùng để tiếp nhận và xử lý giao dịch thanh toán điện tử. Thiết bị này thường được ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán triển khai cho điểm bán, cho phép khách hàng thanh toán bằng thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc thẻ quốc tế. Với một số dòng EDC hiện đại có thể hỗ trợ thanh toán không tiếp xúc.

Chuẩn bị đầu ca và Thiết lập hệ thống trên máy POS

Trước khi bắt đầu bán hàng, nhân viên nên kiểm tra máy POS và các thiết bị liên quan, giúp hệ thống sẵn sàng nhận đơn, hạn chế gián đoạn khi thanh toán và giảm những sai sót như không in được hóa đơn, thiếu tiền trả lại khách hoặc dữ liệu bán hàng chưa được đồng bộ.

Sau đây hãy cùng tìm hiểu chi tiết việc thiết lập hệ thống trên máy POS:

Khởi động máy POS và đăng nhập hệ thống

Tại bước này, nhân viên thực hiện các thao tác sau:

• Nhấn và giữ nút nguồn khoảng 2–3 giây hoặc thực hiện theo hướng dẫn của từng dòng máy để khởi động thiết bị.
• Mở phần mềm bán hàng và đăng nhập bằng tài khoản được cấp. 
• Nếu phần mềm có chức năng mở ca, nhân viên cần chọn bắt đầu ca làm việc và nhập số tiền mặt thực tế có trong két tại thời điểm đầu ca. 

Các bước kiểm tra bắt buộc trước khi bán hàng

• Kiểm tra kết nối mạng: Cần kiểm tra máy POS đã kết nối Internet ổn định hay chưa. Tùy thiết bị và hệ thống của cửa hàng, POS có thể sử dụng Wifi, mạng LAN hoặc mạng di động 4G/5G. Kết nối mạng ổn định rất quan trọng đối với những hệ thống cần Internet để đồng bộ đơn hàng, cập nhật dữ liệu, quản lý tồn kho hoặc xử lý một số phương thức thanh toán điện tử.
• Kiểm tra giấy in hóa đơn: Nếu máy POS sử dụng máy in hóa đơn tích hợp hoặc máy in riêng, hãy kiểm tra lượng giấy còn lại trước khi bắt đầu ca. Nếu cuộn giấy gần hết, nên thay cuộn mới để tránh phải dừng giao dịch giữa lúc đông khách. Với máy in nhiệt, cần lắp đúng mặt giấy có khả năng in nhiệt hướng về đầu in.
• Kiểm tra két tiền mặt: Đối với cửa hàng có nhận thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên cần kiểm tra số tiền có trong két trước khi mở bán. Số tiền thực tế nên khớp với số dư tiền mặt đầu ca được ghi nhận trên hệ thống.
• Kiểm tra hàng hoá và tồn kho trên hệ thống: Nhân viên nên kiểm tra nhanh số lượng tồn kho của những sản phẩm quan trọng hoặc mặt hàng bán chạy trên POS. Điều này giúp hạn chế tình trạng hệ thống báo còn hàng nhưng thực tế đã hết, từ đó tránh nhận đơn mà cửa hàng không thể đáp ứng.

Các bước kiểm tra bắt buộc trước khi bán hàng

Quy trình bán hàng và tạo đơn hàng máy POS

Quy trình bán hàng và tạo đơn hàng trên máy POS về cơ bản sẽ gồm các bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và Chọn sản phẩm vào đơn hàng

Tùy theo mô hình kinh doanh, nhân viên bán hàng có thể thêm sản phẩm vào đơn theo một trong các cách sau:

• Chọn trực tiếp trên menu: Thường áp dụng tại nhà hàng, quán cà phê hoặc mô hình F&B. Nhân viên chọn danh mục và chạm vào món khách yêu cầu để thêm vào đơn.
• Quét mã vạch: Phù hợp với cửa hàng bán lẻ, siêu thị hoặc cửa hàng tiện lợi. Nhân viên dùng máy quét mã vạch hoặc camera trên thiết bị để quét mã sản phẩm. Hệ thống sẽ nhận diện và thêm sản phẩm vào đơn nếu mã hàng đã được thiết lập.
• Tìm kiếm thủ công: Nhập tên sản phẩm, mã hàng hoặc mã SKU vào ô tìm kiếm khi không thể chọn nhanh trên menu hoặc quét mã vạch.

Sau khi thêm sản phẩm, nhân viên cần kiểm tra tên hàng, đơn giá và số lượng hiển thị trên màn hình để tránh chọn nhầm.

Bước 2: Tùy chỉnh chi tiết mặt hàng

Trong quá trình lên đơn, khách hàng có thể thay đổi số lượng hoặc yêu cầu thêm tùy chọn. Nhân viên cần cập nhật trực tiếp trên POS trước khi thanh toán. Các thao tác tuỳ chỉnh thường gặp gồm:

• Tăng hoặc giảm số lượng sản phẩm
• Xóa sản phẩm nếu khách không còn nhu cầu mua
• Chọn kích cỡ, phiên bản hoặc thuộc tính sản phẩm nếu có
• Thêm ghi chú riêng cho món như ít đường, không đá, ít cay
• Thêm topping, món ăn kèm hoặc lựa chọn theo combo

Việc cập nhật đầy đủ sẽ giúp thông tin đơn hàng chính xác và hạn chế sai sót khi chuyển đơn sang bộ phận pha chế, bếp hoặc kho.

Trong quá trình lên đơn, nhân viên cập nhật trực tiếp các thay đổi của khách hàng trên máy POS trước khi thanh toán

Bước 3: Áp dụng các chương trình ưu đãi

Nếu khách hàng đủ điều kiện hưởng khuyến mại, nhân viên cần áp dụng ưu đãi trước khi chốt tổng tiền. Tùy vào phần mềm POS, ưu đãi có thể được áp dụng theo nhiều hình thức như:

• Nhập mã giảm giá hoặc coupon.
• Giảm giá theo phần trăm.
• Giảm trực tiếp một số tiền nhất định.
• Áp dụng chương trình khuyến mại đã được cài đặt sẵn trên hệ thống.
• Nhập số điện thoại hoặc mã thành viên để nhận diện khách hàng, tích điểm hoặc sử dụng điểm thưởng.

Nhân viên cần kiểm tra điều kiện của từng chương trình, chẳng hạn như giá trị đơn tối thiểu, thời gian áp dụng hoặc nhóm sản phẩm được hưởng ưu đãi, trước khi xác nhận.

Bước 4: Kiểm tra đơn hàng và tính tổng tiền

Nhân viên cần kiểm tra lại toàn bộ đơn hàng trên màn hình POS. Chú ý đối chiếu các thông tin như tên sản phẩm, số lượng, kích cỡ hoặc phiên bản, topping, ghi chú, mức giảm giá và tổng tiền. Nếu có sai sót, cần chỉnh sửa ngay trước khi xác nhận đơn cho khách hàng.

Sau khi thông tin đã chính xác, hệ thống POS sẽ tính tổng số tiền khách cần thanh toán dựa trên giá sản phẩm, số lượng, ưu đãi và các khoản phí hoặc thuế được thiết lập trên hệ thống nếu có.

Nhân viên thông báo lại tổng tiền cho khách và chuyển sang bước lựa chọn phương thức thanh toán.

Nhân viên cần kiểm tra lại toàn bộ đơn hàng trên màn hình POS, sau đó tính tổng số tiền cần thanh toán

Xử lý các phương thức thanh toán đa dạng trên máy POS

Tùy thiết bị và hệ thống POS, cửa hàng có thể hỗ trợ các phương thức thanh toán như tiền mặt, QR Code, thẻ ngân hàng, trả góp hoặc thanh toán kết hợp.

Thanh toán bằng tiền mặt

Khi khách thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên chọn Tiền mặt trên màn hình POS và nhập đúng số tiền khách đưa. Hệ thống sẽ tự động tính số tiền cần trả lại nếu có.

Quy trình thanh toán bằng tiền mặt trên máy POS thường thực hiện như sau: 

• Nhập số tiền thực tế khách đưa
• Kiểm tra số tiền thừa do hệ thống tính toán
• Xác nhận hoàn tất thanh toán
• Cất tiền khách đưa vào két và trả lại đúng tiền thừa

Nếu máy POS được kết nối với két tiền tự động, két có thể mở sau khi giao dịch tiền mặt được xác nhận. Với hệ thống không tích hợp tính năng này, nhân viên cần mở két theo quy trình của cửa hàng.

Thanh toán bằng QR Code

Thanh toán QR trên máy POS sẽ giúp khách hàng thực hiện giao dịch trực tiếp bằng ứng dụng ngân hàng hoặc ví điện tử có hỗ trợ. Với phương thức này, nhân viên thực hiện theo các bước như sau:

• Chọn QR Code trong danh sách phương thức thanh toán
• Kiểm tra số tiền thanh toán trước khi tạo mã QR
• Hướng dẫn khách mở ứng dụng ngân hàng hoặc ví điện tử và quét mã QR hiển thị trên POS hoặc màn hình thanh toán
• Khách kiểm tra thông tin và xác nhận giao dịch trên thiết bị cá nhân
• Nhân viên chỉ hoàn tất đơn sau khi hệ thống hiển thị trạng thái thanh toán thành công.

Thanh toán QR trên máy POS giúp khách hàng thực hiện giao dịch trực tiếp bằng ứng dụng ngân hàng hoặc ví điện tử

Thanh toán bằng quẹt thẻ ngân hàng/ thẻ tín dụng

Đối với thiết bị POS có chức năng chấp nhận thẻ, khách hàng có thể thanh toán bằng thẻ chip, thẻ không tiếp xúc hoặc một số loại thẻ từ còn được hỗ trợ. Cụ thể như sau:

• Thẻ chip: Nhân viên hoặc khách hàng đưa phần chip vào khe đọc thẻ theo đúng chiều và giữ thẻ trong máy cho đến khi thiết bị thông báo có thể lấy thẻ ra.
• Thẻ contactless: Thường có biểu tượng thanh toán không tiếp xúc. Khách chỉ cần đưa hoặc chạm thẻ gần vùng nhận diện contactless trên thiết bị và giữ trong giây lát để máy đọc thông tin.
• Thẻ từ: Có dải từ ở mặt sau. Nếu thiết bị và ngân hàng vẫn hỗ trợ phương thức này, thẻ được kéo qua khe đọc từ theo đúng chiều quy định.

Sau khi máy nhận thẻ, hệ thống sẽ xử lý giao dịch. Tùy loại thẻ, ngân hàng phát hành, giá trị giao dịch và phương thức xác thực, khách có thể được yêu cầu nhập PIN hoặc thực hiện hình thức xác thực khác. Nhân viên chỉ kết thúc giao dịch khi máy POS thông báo thanh toán thành công.

Thanh toán trả góp 0% (SmartPOS)

Một số thiết bị SmartPOS hoặc hệ thống thanh toán có thể hỗ trợ khách hàng mua hàng bằng thẻ tín dụng và chuyển giao dịch sang hình thức trả góp nếu đáp ứng điều kiện của ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.

Quy trình thanh toán thường gồm các bước như sau:

• Chọn chức năng trả góp trên hệ thống
• Chọn ngân hàng phát hành thẻ có tham gia chương trình
• Chọn kỳ hạn trả góp phù hợp
• Nhập hoặc xác nhận các thông tin giao dịch theo yêu cầu của hệ thống
• Để khách thực hiện các bước xác thực cần thiết
• Kiểm tra trạng thái giao dịch trước khi hoàn tất đơn hàng

Lưu ý: Cửa hàng cần thông báo rõ cho khách về kỳ hạn, điều kiện áp dụng và các khoản phí liên quan nếu có. 

Một số thiết bị SmartPOS hoặc hệ thống thanh toán có thể hỗ trợ khách hàng thanh toán trả góp dễ dàng

Thanh toán kết hợp nhiều phương thức

Một số hệ thống POS cho phép khách chia tổng giá trị đơn hàng thành nhiều phương thức thanh toán. Khi thực hiện, nhân viên cần:

• Chọn chức năng thanh toán kết hợp nếu hệ thống hỗ trợ.
• Nhập chính xác số tiền thanh toán bằng từng phương thức.
• Thực hiện lần lượt từng giao dịch.
• Kiểm tra tổng số tiền đã nhận phải bằng giá trị cuối cùng của đơn hàng.

Tính năng thanh toán kết hợp không có trên tất cả máy POS. Do đó, nhân viên cần thực hiện theo chức năng và quy trình được thiết lập trên hệ thống của cửa hàng.

In hóa đơn và hoàn tất giao dịch trên máy POS

Sau khi hệ thống xác nhận thanh toán thành công, nhân viên tiến hành xuất hóa đơn cho khách và hoàn tất giao dịch. Tùy hệ thống POS và nhu cầu của khách hàng, hóa đơn có thể được cung cấp dưới dạng bản in hoặc hóa đơn điện tử.

• In hóa đơn bán hàng (hóa đơn nhiệt): Nếu máy POS được tích hợp hoặc kết nối với máy in nhiệt, hóa đơn có thể được in tự động sau khi giao dịch hoàn tất. Nhân viên cần:
  • Nhận hóa đơn được in ra và kiểm tra nhanh thông tin đơn hàng.
  • Gửi hóa đơn cho khách nếu khách có nhu cầu nhận bản giấy.
  • Trả lại thẻ ngân hàng hoặc tiền thừa nếu có.
  • Kiểm tra để bảo đảm giao dịch đã được ghi nhận thành công trên hệ thống trước khi kết thúc phục vụ khách.
• Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Với doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng theo quy định, hệ thống bán hàng có thể được kết nối với giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Sau khi giao dịch được ghi nhận, hệ thống có thể lập hóa đơn với các thông tin cần thiết như người bán, hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thời điểm lập hóa đơn và dữ liệu phục vụ việc tra cứu theo quy định. Hóa đơn điện tử có thể được gửi cho khách bằng các hình thức như: email, tin nhắn SMS, đường dẫn tra cứu hóa đơn hoặc mã QR để khách truy cập và tải hóa đơn.

In hóa đơn trên máy POS được thực hiện sau hệ thống xác nhận thanh toán thành công

Kết ca và đối soát báo cáo cuối ngày trên máy POS

Khi kết thúc ca làm việc hoặc cuối ngày, nhân viên cần thực hiện đóng ca để kiểm tra số tiền thực tế, đối chiếu với dữ liệu bán hàng trên hệ thống và ghi nhận các chênh lệch nếu có. Bước này giúp cửa hàng kiểm soát doanh thu và hạn chế thất thoát.

Thực hiện kết ca, đóng ca bán hàng

Trước khi đóng ca, thu ngân nên bảo đảm các đơn hàng đã được xử lý đầy đủ và không còn giao dịch đang chờ thanh toán. Sau đó, nhân viên thực hiện các bước sau:

• Kiểm đếm toàn bộ tiền mặt thực tế còn trong két.
• Tách riêng tiền đầu ca nếu quy trình của cửa hàng yêu cầu.
• Nhập số tiền thực tế vào hệ thống POS.
• Đối chiếu số tiền thực tế với số tiền mặt mà hệ thống ghi nhận từ các giao dịch trong ca.
• Kiểm tra thêm số lượng giao dịch, đơn hủy, đơn hoàn tiền hoặc các giao dịch có điều chỉnh nếu có.

Nếu số tiền thực tế và số liệu trên hệ thống trùng khớp, nhân viên có thể xác nhận đóng ca. Trường hợp phát sinh chênh lệch, cần kiểm tra lại các giao dịch trong ca để xác định nguyên nhân. 

Đối soát các phương thức thanh toán

Cửa hàng nên kiểm tra doanh thu từ các phương thức thanh toán khác như thẻ ngân hàng, QR Code, ví điện tử hoặc chuyển khoản. Nhân viên hoặc quản lý cần đối chiếu các thông tin gồm:

• Tổng số giao dịch của từng phương thức.
• Tổng số tiền đã thanh toán.
• Trạng thái giao dịch thành công, thất bại hoặc hoàn tiền.
• Các giao dịch có dấu hiệu bất thường hoặc chưa được ghi nhận đầy đủ.

Việc đối soát sẽ giúp phát hiện sớm trường hợp đơn hàng đã hoàn tất nhưng thanh toán chưa thành công, giao dịch bị ghi nhận sai phương thức hoặc số liệu giữa hệ thống bán hàng và hệ thống thanh toán chưa khớp.

Xem báo cáo doanh số cuối ngày

Sau khi hoàn tất đóng ca, quản lý hoặc chủ cửa hàng có thể đăng nhập tài khoản có quyền quản trị để xem báo cáo hoạt động kinh doanh. Tùy phần mềm POS, báo cáo có thể cung cấp các chỉ số như:

• Tổng doanh thu trong ngày.
• Tổng số đơn hàng và giao dịch.
• Giá trị trung bình mỗi đơn hàng.
• Doanh thu theo từng phương thức thanh toán.
• Sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm bán chạy.
• Số lượng đơn hủy, hoàn trả hoặc giảm giá.
• Doanh thu theo nhân viên, ca làm việc hoặc chi nhánh.

Các số liệu này giúp quản lý nắm nhanh tình hình bán hàng trong ngày và phát hiện những điểm bất thường cần kiểm tra.

Theo dõi báo cáo theo tuần, tháng

Chủ cửa hàng có thể xem dữ liệu theo tuần, tháng hoặc khoảng thời gian tùy chọn để đánh giá xu hướng kinh doanh. Thông qua báo cáo định kỳ, doanh nghiệp có thể theo dõi:

• Doanh thu tăng hay giảm theo từng giai đoạn.
• Mặt hàng nào bán tốt hoặc bán chậm.
• Khung giờ hoặc ngày có lượng giao dịch cao.
• Tỷ trọng từng phương thức thanh toán.
• Hiệu quả bán hàng giữa các cửa hàng hoặc chi nhánh.

Chủ cửa hàng nên theo dõi báo cáo theo tuần, tháng trên máy POS để nắm rõ doanh thu

Sự cố thường gặp và hướng xử lý nhanh máy POS

Dưới đây là một số lỗi thường gặp và hướng xử lý nhanh trong quá trình sử dụng máy POS: 

• Máy POS bị đơ, lag hoặc phản hồi chậm: Nếu màn hình phản hồi chậm, thao tác bị giật hoặc ứng dụng không hoạt động bình thường, người dùng có thể xử lý như sau:
  • Đóng các ứng dụng không cần thiết đang chạy ngầm.
  • Thoát và mở lại phần mềm POS.
  • Kiểm tra dung lượng bộ nhớ nếu thiết bị thường xuyên hoạt động chậm.
  • Khởi động lại máy nếu ứng dụng vẫn bị treo.
• Máy in hóa đơn không in hoặc bị kẹt giấy: Khi gặp lỗi này, người dùng nên kiểm tra cuộn giấy và vị trí lắp giấy. Các bước xử lý như sau:
  • Kiểm tra giấy in còn hay đã hết.
  • Đảm bảo giấy nhiệt được lắp đúng chiều.
  • Mở nắp máy và lấy phần giấy bị kẹt ra nhẹ nhàng.
  • Kiểm tra kết nối giữa máy POS và máy in nếu sử dụng máy in rời.
  • In thử lại sau khi xử lý.
• Không quét được mã vạch sản phẩm: Lỗi này có thể do mã bị mờ, bẩn, nhăn hoặc đầu đọc bị bụi. Nhân viên có thể xử lý bằng cách:
  • Lau sạch bề mặt mã vạch trên sản phẩm.
  • Vệ sinh nhẹ đầu đọc mã vạch.
  • Đưa mã vạch vào đúng vùng quét và thử lại.
  • Kiểm tra xem sản phẩm đã được khai báo mã trên hệ thống chưa.
• Khách bị trừ tiền nhưng POS báo giao dịch thất bại: Với lỗi này, nhân viên cần kiểm tra trạng thái giao dịch trên máy POS, ứng dụng quản lý hoặc cổng quản trị thanh toán của cửa hàng. Nếu chưa xác định được giao dịch đã thành công hay thất bại, cần ghi lại các thông tin cần thiết như: thời gian giao dịch, số tiền, mã đơn hàng hoặc mã giao dịch, phương thức thanh toán cũng như thông tin nhận diện giao dịch theo quy định của cửa hàng. Sau đó, liên hệ ngân hàng thanh toán hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ POS để tra soát.
• Máy POS bị mất kết nối Internet: Khi mất mạng, trước tiên cần kiểm tra Wifi, dây mạng hoặc kết nối dữ liệu di động của thiết bị. Nếu hệ thống POS có hỗ trợ bán hàng offline, nhân viên vẫn có thể thực hiện một số nghiệp vụ như tạo đơn hoặc ghi nhận bán hàng. Dữ liệu sẽ được đồng bộ lên hệ thống khi kết nối Internet được khôi phục. Đối với thanh toán QR hoặc thanh toán thẻ, giao dịch cần kết nối mạng để xác thực và nhận kết quả từ hệ thống thanh toán. Nếu mạng chính gặp sự cố, có thể chuyển sang Wifi dự phòng hoặc sử dụng kết nối 4G/5G nếu thiết bị hỗ trợ.

Nếu đã thực hiện các bước kiểm tra cơ bản nhưng sự cố vẫn tiếp diễn, nhân viên không nên tự ý thay đổi cấu hình hệ thống hoặc tháo thiết bị. Lúc này hãy ghi lại thời điểm xảy ra lỗi, mã lỗi, trạng thái giao dịch và hình ảnh màn hình nếu có, sau đó liên hệ quản lý hoặc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.

Sự cố thường gặp khi sử dụng máy POS

Hướng dẫn an toàn khi sử dụng máy POS 

Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản giúp hạn chế rủi ro nhầm lẫn hoặc lộ thông tin, đảm bảo an toàn khi sử dụng máy POS: 

• Che tay khi nhập PIN: Nếu giao dịch yêu cầu nhập PIN, khách hàng nên dùng tay còn lại che bàn phím trong lúc nhập mã, hạn chế người xung quanh hoặc camera ở gần nhìn thấy mã PIN. Khách hàng cũng không nên đọc mã PIN thành tiếng hoặc cung cấp mã này cho nhân viên bán hàng.
• Giám sát quá trình cà thẻ: Khách hàng cần giữ thẻ trong tầm mắt, không để nhân viên cà thẻ ở khu vực khuất tầm nhìn nhằm tránh rủi ro rò rỉ dữ liệu. Với thẻ chip hoặc thẻ contactless, khách hàng có thể trực tiếp cắm, chạm hoặc đưa thẻ vào vùng đọc nếu điểm bán cho phép.
• Kiểm tra số tiền trước khi xác nhận giao dịch: Trước khi nhập PIN, chạm thẻ hoặc xác nhận thanh toán, khách hàng nên kiểm tra kỹ số tiền hiển thị trên máy POS. Trong đó chú đến các thông tin như số tiền thanh toán, đơn vị tiền tệ, nội dung hoặc thông tin giao dịch nếu được hiển thị hoặc chi phí phát sinh nếu có. 
• Kiểm tra hóa đơn sau khi thanh toán: Sau khi giao dịch thành công, khách hàng nên kiểm tra lại hóa đơn hoặc biên nhận để bảo đảm số tiền đã thanh toán đúng với giá trị đơn hàng. Nếu giao dịch yêu cầu chữ ký xác nhận, cần kiểm tra thông tin trước khi ký. 

Hướng dẫn an toàn khi sử dụng máy POS

Sử dụng máy POS đúng cách sẽ giúp quá trình bán hàng và thanh toán diễn ra nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ cửa hàng kiểm soát đơn hàng, doanh thu và hạn chế sai sót trong quá trình vận hành. Mỗi bước khi sử dụng máy POS đều cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo dữ liệu chính xác và trải nghiệm thanh toán thuận tiện cho khách hàng.

Với những doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp thanh toán tại điểm bán linh hoạt, AppotaPay cung cấp hệ sinh thái thanh toán hỗ trợ nhiều phương thức như thẻ, QR Code và các hình thức thanh toán điện tử khác, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh. Doanh nghiệp có thể liên hệ AppotaPay để được tư vấn giải pháp POS/SmartPOS phù hợp với nhu cầu vận hành, quy mô điểm bán và phương thức thanh toán thực tế.

Liên hệ nhận tư vấn ngay