Hướng dẫn in lại trên máy POS, SmartPOS và cách khắc phục lỗi và lưu ý quan trọng

In lại hóa đơn máy POS cách nhanh nhất là nhấn phím FUNC (hoặc phím F) rồi nhập 72 để in lại giao dịch gần nhất, hoặc nhập 73 rồi điền số hóa đơn cần in. Trong trường hợp máy POS không có phím FUNC, người dùng có thể thay vào đó là phím F1, người dùng chọn phím F1, chọn phím F2 tương ứng với chức năng in lại hóa đơn gần nhất. Sau đây AppotaPay sẽ hướng dẫn chi tiết cách in lại trên máy POS, SmartPOS và cách khắc phục lỗi. 

Vai trò của việc in lại hóa đơn máy POS

Máy POS (Point of Sale) là thiết bị chấp nhận thanh toán tại điểm bán, thường được sử dụng để xử lý các giao dịch bằng thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ thanh toán quốc tế, cũng có thể hỗ trợ  thanh toán mã QR và các hình thức thanh toán không tiếp xúc (tùy thiết bị hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ). Sau khi giao dịch được xử lý, máy POS có thể in biên lai thể hiện các thông tin như số tiền, thời gian giao dịch, mã giao dịch, thông tin đơn vị chấp nhận thanh toán và trạng thái giao dịch. 

Trong quá trình vận hành, bản in này có thể bị thất lạc, hư hỏng hoặc không được in thành công. Khi đó, chức năng in lại hóa đơn POS giúp cửa hàng khôi phục thông tin của giao dịch đã được máy ghi nhận, phục vụ kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.

Vai trò của việc in lại hóa đơn máy POS

• Hỗ trợ đối soát giao dịch: Thông qua các thông tin như số tiền, thời gian, mã giao dịch hoặc trạng thái thanh toán, nhân viên có thể kiểm tra giao dịch trên máy POS và so sánh với dữ liệu bán hàng, báo cáo giao dịch hoặc khoản tiền được ngân hàng/đơn vị thanh toán ghi nhận. Việc in lại đặc biệt hữu ích khi cần xác minh một giao dịch cụ thể.
• Hỗ trợ lưu trữ và kiểm tra chứng từ nội bộ: Biên lai POS cũng có thể được sử dụng như tài liệu hỗ trợ cho quá trình kiểm tra và lưu trữ giao dịch nội bộ, tùy theo quy trình kế toán của từng doanh nghiệp. Khi bản gốc bị mất hoặc không đọc được, việc in lại giúp khôi phục thông tin cần thiết để kiểm tra.
• Hỗ trợ xử lý khiếu nại và tra soát giao dịch: Khi xảy ra thắc mắc hoặc tranh chấp liên quan đến thanh toán, biên lai POS là một trong những nguồn thông tin giúp xác định giao dịch đã được thực hiện trên thiết bị. Cửa hàng có thể in lại biên lai để lấy các thông tin cần thiết như thời gian, số tiền và mã tham chiếu giao dịch nhằm hỗ trợ quá trình tra soát.

Vai trò của việc in lại hóa đơn máy POS

Những trường hợp thường cần in lại hóa đơn máy POS

Trong quá trình sử dụng máy POS, nhu cầu in lại biên lai thường xuất hiện trong một số trường hợp phổ biến sau:

• Biên lai ban đầu bị mờ, rách, in thiếu thông tin hoặc ra giấy trắng: In lại giúp có bản thể hiện đầy đủ thông tin giao dịch để kiểm tra và lưu trữ.
• Máy POS hết giấy hoặc kẹt giấy khi giao dịch: Giao dịch có thể đã được hệ thống xử lý nhưng biên lai chưa được in thành công. Trước khi thực hiện thanh toán lại, nhân viên nên kiểm tra trạng thái giao dịch và in lại biên lai nếu cần, tránh nguy cơ khách hàng bị thanh toán hai lần.
• Khách hàng cần thêm bản sao: Có thể thực hiện khi khách hàng muốn lưu thông tin giao dịch hoặc cần chứng từ hỗ trợ cho quy trình thanh toán nội bộ. 
• Kiểm tra giao dịch trước khi chốt ca hoặc kết toán POS: Nhân viên có thể in lại giao dịch gần nhất hoặc kiểm tra báo cáo giao dịch để đối chiếu với doanh thu và dữ liệu bán hàng trước khi hoàn tất ca làm việc.

Cần chuẩn bị gì trước khi in lại hóa đơn POS?

Trước khi thực hiện in lại hóa đơn hoặc biên lai trên máy POS, người dùng nên xác định chính xác giao dịch cần tìm và kiểm tra tình trạng hoạt động của thiết bị. Bước này giúp hạn chế việc chọn nhầm giao dịch, in sai thông tin hoặc gặp lỗi trong quá trình thao tác. Về cơ bản người dùng cần chuẩn bị các nội dung sau:

Xác định chính xác giao dịch cần in lại

Người dùng cần xác định giao dịch mà mình muốn lấy lại biên lai, nhất là khi máy POS đã thực hiện nhiều giao dịch trong cùng một ngày. Người dùng nên kiểm  tra một số thông tin gồm:

• Thời gian giao dịch: Xác định ngày và khoảng thời gian thanh toán để thu hẹp phạm vi tìm kiếm.
• Số tiền giao dịch: Đối chiếu đúng số tiền khách hàng đã thanh toán, nhất là khi có nhiều giao dịch phát sinh gần nhau.
• Số hóa đơn hoặc Invoice Number: Một số thiết bị/hệ thống sử dụng số hóa đơn để nhận diện và truy xuất giao dịch.
• Mã giao dịch: Tùy hệ thống, biên lai có thể hiển thị mã tham chiếu, mã giao dịch hoặc các thông tin định danh khác giúp tra cứu chính xác hơn.

Kiểm tra giấy in và máy in của thiết bị

Trước khi chọn lệnh in lại, người dùng cần kiểm tra máy POS còn đủ giấy in hay không. Nếu cuộn giấy gần hết, nên thay giấy trước để tránh tình trạng biên lai chỉ được in một phần. Người dùng cũng cần đảm bảo các thông tin gồm:

• Cuộn giấy được đặt đúng vị trí và đúng chiều theo hướng dẫn của thiết bị
• Nắp khoang giấy đã được đóng chắc chắn
• Giấy không bị lệch, nhăn hoặc kẹt trong khe in
• Sử dụng đúng loại và kích thước giấy phù hợp với máy POS

Lưu ý: Đa số máy POS sử dụng giấy in nhiệt, nếu lắp ngược mặt giấy, máy có thể chạy nhưng không hiển thị nội dung trên biên lai.

Kiểm tra trạng thái kết nối của máy POS

Với những thao tác cần truy xuất dữ liệu từ hệ thống thanh toán, máy POS cần duy trì kết nối phù hợp như Wifi, mạng di động hoặc đường truyền của thiết bị. Nếu mất kết nối, tùy loại máy và cách hệ thống lưu trữ dữ liệu, người dùng có thể không truy xuất được một số giao dịch hoặc không thực hiện được các thao tác cần kết nối với máy chủ.

Tuy nhiên cũng có một số thiết bị có thể in lại giao dịch đã được lưu trong bộ nhớ máy. Do đó, yêu cầu kết nối cụ thể phụ thuộc vào từng dòng POS và hệ thống của ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.

Xác nhận giao dịch đã được ghi nhận

Trước khi thực hiện lại giao dịch, nhân viên nên kiểm tra lịch sử trên máy POS hoặc hệ thống quản lý để xác định giao dịch trước đó đã thành công, thất bại hay đang ở trạng thái chưa xác định.

• Nếu giao dịch đã được ghi nhận thành công nhưng máy chỉ gặp sự cố khi in: Người dùng chỉ cần sử dụng chức năng in lại biên lai, không nên yêu cầu khách hàng thanh toán thêm lần nữa, giúp hạn chế nguy cơ phát sinh giao dịch trùng và khách hàng bị trừ tiền hai lần.
• Nếu không xác định được trạng thái giao dịch: Nên kiểm tra trên hệ thống hoặc liên hệ ngân hàng/đơn vị cung cấp máy POS để tra soát trước khi xử lý tiếp.

Cần chuẩn bị gì trước khi in lại hóa đơn POS?

Cách in lại hóa đơn giao dịch gần nhất trên máy POS

Chức năng in lại  giao dịch gần nhất trên máy POS thường là cách nhanh nhất khi cần lấy lại biên lai của giao dịch vừa thực hiện mà không phải tìm kiếm trong toàn bộ lịch sử thanh toán. Tuy nhiên, giao diện, tên chức năng và tổ hợp phím có thể khác nhau tùy dòng máy, ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ POS. Dưới đây là cách in lại hóa đơn giao dịch gần nhất trên máy POS cơ bản nhất, người dùng có thể tham khảo:

Đối với máy POS/EDC truyền thống

Máy POS/EDC truyền thống thường sử dụng bàn phím vật lý và màn hình nhỏ. Chức năng in lại biên lai có thể nằm trong menu chức năng hoặc menu quản lý giao dịch. Người dùng có thể thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1 – Truy cập chức năng in lại hóa đơn: Từ màn hình chính của máy POS, vào Menu/Function (FUNC) hoặc mục quản lý giao dịch, sau đó tìm chức năng có tên như Reprint, Print Receipt hoặc In lại hóa đơn.
• Bước 2 – Chọn giao dịch gần nhất: Chọn mục Last Transaction/Giao dịch gần nhất nếu muốn in lại biên lai của giao dịch vừa thực hiện. Lưu ý một số thiết bị có thể yêu cầu nhập mật khẩu quản lý hoặc xác nhận thông tin trước khi tiếp tục.
• Bước 3 – Kiểm tra thông tin giao dịch: Người dùng nên kiểm tra các thông tin như số tiền, thời gian, trạng thái hoặc mã giao dịch để chắc chắn đây là giao dịch cần in lại, tránh in nhầm biên lai của khách hàng khác.
• Bước 4 – Xác nhận và in lại: Sau khi xác định đúng giao dịch, chọn Enter/Confirm/In để máy xuất lại biên lai. 

Một số dòng máy POS có thể hỗ trợ thao tác nhanh bằng tổ hợp phím gồm: FUNC → mã chức năng → Enter. Tuy nhiên, mã chức năng được thiết lập có thể khác nhau giữa từng thiết bị và nhà cung cấp. Người dùng nên kiểm tra tài liệu hướng dẫn hoặc liên hệ ngân hàng/đơn vị cung cấp POS để biết chính xác tổ hợp phím của thiết bị đang sử dụng.

Cách in lại hóa đơn trên máy POS/EDC truyền thống

Đối với SmartPOS

SmartPOS thường có màn hình cảm ứng và giao diện quản lý giao dịch trực quan hơn. Vì vậy, việc tìm và in lại biên lai giao dịch gần nhất thường được thực hiện ngay trong lịch sử giao dịch. Các bước cụ thể như sau:

• Bước 1 – Mở lịch sử giao dịch: Từ giao diện chính, chọn Lịch sử giao dịch, Giao dịch hoặc mục có chức năng tương đương.
• Bước 2 – Chọn giao dịch vừa thực hiện: Chọn giao dịch gần nhất hoặc giao dịch cần lấy lại biên lai dựa trên danh sách được sắp xếp theo thời gian
• Bước 3 – Kiểm tra thông tin: Người dùng cần kiểm tra các thông tin quan trọng như số tiền, thời gian và trạng thái giao dịch. Chỉ nên in lại khi đã xác định đúng giao dịch cần tìm.
• Bước 4 – Chọn chức năng in lại: Trong phần chi tiết giao dịch, chọn In hóa đơn/In lại hóa đơn hoặc chức năng tương đương. 

Cách in lại hóa đơn đối với máy SmartPOS

Cách in lại hóa đơn của giao dịch cũ trên máy POS

Hiện nay, nhiều máy POS còn cho phép tìm kiếm và in lại biên lai của các giao dịch trước đó nếu dữ liệu vẫn còn được lưu trên thiết bị hoặc hệ thống quản lý giao dịch. Chức năng này hữu ích khi khách hàng cần bản sao biên lai, bộ phận kế toán cần đối chiếu hoặc cửa hàng phát hiện thiếu chứng từ sau khi giao dịch đã diễn ra một thời gian.

Cách tìm và in lại hóa đơn của giao dịch cũ trên máy POS thường phụ thuộc vào việc người dùng có nhớ số hóa đơn/mã giao dịch hay không. Khả năng truy xuất giao dịch trong bao lâu sẽ tùy thuộc vào từng máy POS, ngân hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán.

Khi biết số hóa đơn

Nếu đã có số hóa đơn (Invoice Number) hoặc thông tin định danh giao dịch mà máy POS hỗ trợ tra cứu, việc tìm và in lại thường nhanh và chính xác hơn. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1 – Truy cập chức năng in lại: Từ màn hình chính của máy POS, truy cập Menu/Function và tìm mục Reprint/In lại hóa đơn hoặc chức năng có tên tương đương.
• Bước 2 – Chọn hình thức tìm kiếm theo số hóa đơn: Người dùng chọn chức năng tìm kiếm giao dịch theo Invoice Number/Số hóa đơn. 
• Bước 3 – Nhập số hóa đơn: Nhập chính xác số hóa đơn của giao dịch cần tìm. Nếu hệ thống yêu cầu thêm thông tin như ngày giao dịch hoặc mật khẩu quản lý, thực hiện theo hướng dẫn hiển thị trên máy.
• Bước 4 – Kiểm tra thông tin giao dịch: Khi giao dịch được hiển thị, cần đối chiếu các thông tin như số tiền, thời gian, trạng thái và mã giao dịch để chắc chắn đã chọn đúng giao dịch cần in.
• Bước 5 – Xác nhận in lại: Sau khi kiểm tra chính xác, chọn Print/Reprint/In lại hóa đơn để máy xuất bản sao biên lai.

Khi không nhớ số hóa đơn

Nếu không còn biên lai cũ hoặc không nhớ Invoice Number, người dùng có thể tìm giao dịch thông qua lịch sử giao dịch nếu thiết bị hoặc hệ thống POS hỗ trợ chức năng này. Các bước như sau:

• Bước 1 – Truy cập lịch sử giao dịch: Từ menu chính, chọn Lịch sử giao dịch/Transaction History hoặc mục quản lý giao dịch tương ứng.
• Bước 2 – Xác định khoảng thời gian cần tìm: Nếu hệ thống cho phép, nên lọc theo ngày hoặc khoảng thời gian giao dịch trước để giúp tìm nhanh hơn khi cửa hàng phát sinh nhiều giao dịch mỗi ngày.
• Bước 3 – Lọc hoặc đối chiếu các thông tin liên quan: Tùy khả năng của từng hệ thống, có thể tìm kiếm hoặc đối chiếu dựa trên các thông tin như:
  • Ngày giao dịch: Xác định ngày khách hàng thực hiện thanh toán
  • Thời gian: Khoảng giờ giao dịch được thực hiện
  • Số tiền: Đối chiếu với giá trị khách hàng đã thanh toán
  • Phương thức thanh toán: Chẳng hạn thanh toán thẻ hoặc phương thức khác được thiết bị hỗ trợ
  • Mã giao dịch hoặc thông tin tham chiếu: Nếu còn lưu ở hệ thống bán hàng hoặc nguồn dữ liệu khác
• Bước 4 – Chọn và kiểm tra giao dịch: Sau khi tìm được giao dịch phù hợp, mở phần chi tiết và kiểm tra lại số tiền, thời gian, trạng thái giao dịch và các thông tin nhận diện liên quan.
• Bước 5 – Thực hiện in lại: Khi đã xác định đúng giao dịch, chọn In hóa đơn/In lại hóa đơn để xuất bản sao.

Cách tra cứu thông qua lịch sử giao dịch thường thuận tiện hơn trên SmartPOS, bởi các thiết bị này có giao diện quản lý trực quan và có thể cung cấp nhiều tiêu chí tìm kiếm hơn. Tuy nhiên, tính năng này vẫn phụ thuộc vào phần mềm và đơn vị cung cấp SmartPOS.

Cách in lại hóa đơn giao dịch cũ trên máy POS khi không nhớ số hóa đơn

Cách khắc phục các sự cố vật lý khi không in được hóa đơn máy POS

Máy POS không in được hóa đơn trong nhiều trường hợp có thể do các nguyên nhân như cuộn giấy in nhiệt, cách lắp giấy, đầu in, trục cuốn hoặc phần mềm của thiết bị. Vì vậy, trước khi thực hiện lại giao dịch, người dùng nên kiểm tra trạng thái thanh toán và xử lý lần lượt các vấn đề liên quan đến chức năng in. 

Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục tương ứng.

Máy POS hết giấy in hóa đơn

Đây là một trong những nguyên nhân đơn giản và phổ biến khiến máy POS không xuất được biên lai. Khi hết giấy, tùy từng thiết bị, máy có thể hiển thị thông báo, biểu tượng cảnh báo hoặc phát tín hiệu để người dùng nhận biết. 

Cách xử lý: Với lỗi này người dùng có thể xử lý theo cách sau:

• Mở khoang giấy và kiểm tra lượng giấy còn lại.
• Nếu đã hết, thay bằng cuộn giấy in nhiệt có kích thước phù hợp với thiết bị.
• Lắp giấy đúng chiều và đóng chắc nắp khoang giấy.
• Sử dụng chức năng FEED nếu máy có hỗ trợ để kiểm tra giấy đã chạy bình thường hay chưa.
• Sau đó, thực hiện in lại biên lai của giao dịch đã hoàn tất, thay vì tạo ngay một giao dịch thanh toán mới.

Sử dụng giấy in nhiệt không phù hợp

Mỗi dòng máy POS được thiết kế để sử dụng một khổ giấy và đường kính cuộn giấy nhất định. Nếu cuộn giấy quá rộng, quá lớn hoặc không tương thích với khoang chứa, giấy có thể không chạy bình thường, bị lệch hoặc kẹt trong quá trình in.

Cách xử lý:

• Kiểm tra model máy POS đang sử dụng.
• Xem thông số giấy in trong tài liệu hướng dẫn của thiết bị hoặc thông tin từ nhà cung cấp.
• Lựa chọn đúng chiều rộng, đường kính và loại giấy in nhiệt tương thích.
• Lắp lại cuộn giấy ngay ngắn, tránh để giấy bị lệch hoặc quá chặt trong khoang chứa.

Trong trường hợp không xác định được loại giấy phù hợp, người dùng nên liên hệ đơn vị cung cấp máy POS trước khi mua hoặc thay cuộn mới.

Cuộn giấy quá rộng, quá lớn hoặc không tương thích với khoang chứa, giấy có thể không chạy, bị lệch hoặc kẹt trong quá trình in

Lắp ngược mặt giấy in nhiệt

Một dấu hiệu đặc trưng của lỗi này là máy vẫn chạy giấy nhưng biên lai xuất ra hoàn toàn trắng hoặc không hiển thị nội dung. Nguyên nhân là máy POS thường sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp, tức đầu in tạo nhiệt tác động lên lớp phủ nhạy nhiệt của giấy để hình thành chữ và hình ảnh. Công nghệ này không sử dụng mực in như máy in thông thường. Nếu mặt nhạy nhiệt không tiếp xúc đúng với đầu in, giấy vẫn chạy nhưng nội dung không xuất hiện.

Cách xử lý: Người dùng xử lý theo các bước như sau:

• Mở nắp khoang chứa giấy.
• Lấy cuộn giấy ra và xác định mặt giấy có lớp phủ nhiệt.
• Lắp lại cuộn theo đúng sơ đồ hướng dẫn của thiết bị.
• Kéo một đoạn giấy ra ngoài rồi đóng nắp chắc chắn.
• Thử chức năng FEED hoặc in lại biên lai để kiểm tra.

Hóa đơn bị mờ hoặc xuất hiện sọc do đầu in

Nếu biên lai vẫn được in nhưng chữ bị mờ, thiếu nét, xuất hiện các sọc trắng hoặc một phần nội dung không hiển thị, nguyên nhân có thể liên quan đến đầu in nhiệt. Bụi giấy, cặn bẩn hoặc chất bám trên đầu in có thể cản trở quá trình truyền nhiệt xuống bề mặt giấy. Ngoài ra, chất lượng giấy in kém hoặc đầu in đã xuống cấp cũng có thể gây ra tình trạng tương tự.

Cách xử lý:

• Tắt máy và để đầu in nguội trước khi vệ sinh.
• Thực hiện vệ sinh theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Không sử dụng vật sắc nhọn để cạo đầu in.
• Kiểm tra lại chất lượng và loại giấy in đang sử dụng.
• Nếu biên lai vẫn bị sọc hoặc mất nét sau khi vệ sinh, nên liên hệ đơn vị cung cấp thiết bị để kiểm tra đầu in.

Hóa đơn bị mờ hoặc xuất hiện sọc do đầu in nên tắt máy và vệ sinh theo hướng dẫn của nhà sản xuất

Máy POS bị kẹt giấy

Giấy bị nhăn, lắp lệch, cuộn giấy không phù hợp hoặc có mảnh giấy vụn mắc trong đường dẫn đều có thể khiến máy bị kẹt. Khi gặp tình trạng này, không nên tiếp tục nhấn lệnh in nhiều lần vì có thể khiến giấy bị cuốn sâu hơn.

Cách xử lý:  Với lỗi này người dùng xử lý như sau:

• Tắt nguồn máy POS nếu hướng dẫn của thiết bị cho phép.
• Mở nắp khoang giấy và xác định vị trí giấy bị kẹt.
• Lấy giấy ra nhẹ nhàng theo hướng dẫn của nhà sản xuất, tránh giật mạnh hoặc dùng vật sắc nhọn để cạy.
• Loại bỏ các mảnh giấy vụn còn sót lại trong khoang.
• Lắp một cuộn giấy phù hợp và đặt ngay ngắn.
• Đóng nắp, bật lại thiết bị và sử dụng chức năng FEED để kiểm tra đường chạy của giấy.
• Khi máy hoạt động bình thường, thực hiện in lại biên lai cần thiết.

Máy POS không in được hóa đơn do lỗi phần mềm hoặc hệ thống

Nếu đã kiểm tra giấy, chiều lắp, tình trạng kẹt giấy và đầu in nhưng máy vẫn không thể xuất biên lai, nguyên nhân có thể nằm ở phần mềm, cấu hình máy in, ứng dụng thanh toán hoặc hệ thống của thiết bị. Một số biểu hiện có thể gặp là máy không phản hồi khi chọn lệnh in, ứng dụng bị treo, giao dịch xuất hiện trong lịch sử nhưng chức năng in lại không hoạt động hoặc thiết bị liên tục báo lỗi.

Cách xử lý: Trong trường hợp này, người dùng có thể xử lý như sau:

• Kiểm tra lại trạng thái giao dịch trong lịch sử.
• Đóng và mở lại ứng dụng thanh toán nếu hệ thống cho phép.
• Khởi động lại thiết bị theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
• Kiểm tra kết nối mạng nếu chức năng cần truy cập dữ liệu trên hệ thống.
• Không tự ý cài đặt lại, cập nhật hoặc thay đổi cấu hình hệ thống khi chưa có hướng dẫn.
• Liên hệ ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp máy POS nếu lỗi vẫn tiếp diễn.

Máy POS không in được hóa đơn do lỗi phần mềm hoặc hệ thống nên kiểm tra lại trạng thái giao dịch, khởi động lại thiết bị

Vì sao không in lại được hóa đơn máy POS?

Trong một số trường hợp, dù giao dịch đã được thực hiện trước đó, người dùng vẫn không thể tìm thấy hoặc in lại biên lai trên máy POS. Nguyên nhân có thể xuất phát từ dữ liệu giao dịch, quyền truy cập của tài khoản, kết nối hệ thống hoặc các vấn đề liên quan đến bộ phận in của thiết bị.

Dưới đây là một số nguyên nhân khiến người dùng không in lại được hóa đơn máy POS: 

• Không tìm thấy giao dịch cần in lại: Khi truy cập lịch sử nhưng không thấy giao dịch cần tìm, có thể người dùng đã chọn sai ngày, sai khoảng thời gian hoặc giao dịch không còn được lưu trực tiếp trên thiết bị.
• Giao dịch chưa được xử lý thành công: Nếu giao dịch bị từ chối, hủy, gián đoạn hoặc chưa hoàn tất, máy có thể không cho phép in lại theo cách áp dụng với một giao dịch thành công.
• Nhập sai số hóa đơn hoặc thông tin giao dịch: Với các máy POS cho phép tìm kiếm bằng Invoice Number/Số hóa đơn, chỉ cần nhập sai một ký tự hoặc một chữ số cũng có thể khiến hệ thống không tìm thấy giao dịch.
• Máy POS đã hết giấy: Nếu giao dịch đã được tìm thấy và người dùng đã chọn lệnh in nhưng không có biên lai xuất ra, nguyên nhân đơn giản có thể là máy đã hết giấy in nhiệt.
• Cuộn giấy được lắp sai chiều: Máy POS sử dụng công nghệ in nhiệt nên giấy phải được đặt đúng chiều để mặt nhạy nhiệt tiếp xúc với đầu in. Nếu lắp ngược, máy vẫn có thể cuốn và đẩy giấy ra ngoài nhưng biên lai chỉ là giấy trắng hoặc không hiển thị đầy đủ nội dung. 
• Đầu in hoặc bộ phận in nhiệt gặp sự cố: Trường hợp máy có giấy và giấy đã được lắp đúng nhưng vẫn không in, in mờ, mất nét hoặc xuất hiện sọc trắng, cần xem xét khả năng đầu in nhiệt hoặc bộ phận kéo giấy gặp vấn đề.
• Máy POS bị mất kết nối mạng: Với một số hệ thống POS, việc tra cứu giao dịch cũ hoặc lấy dữ liệu để in lại cần kết nối với máy chủ. Nếu thiết bị bị mất Wifi, mạng di động hoặc đường truyền thanh toán, chức năng tìm kiếm và in lại có thể tạm thời không hoạt động.
• Tài khoản nhân viên không có quyền truy cập lịch sử giao dịch: Trên SmartPOS hoặc hệ thống có phân quyền người dùng. Chẳng hạn tài khoản nhân viên có thể chỉ được thực hiện thanh toán, trong khi quyền xem giao dịch cũ, hoàn tiền hoặc in lại chứng từ được giới hạn cho quản lý.
• Giao dịch đã quá thời gian lưu trực tiếp trên thiết bị: Với một số máy POS, sau một khoảng thời gian, sau khi kết toán/chốt lô hoặc theo cơ chế quản lý dữ liệu của từng hệ thống, một số giao dịch cũ có thể không còn truy xuất trực tiếp từ thiết bị.
• Mỗi thiết bị và nhà cung cấp có giới hạn tra cứu khác nhau: Khả năng in lại phụ thuộc vào model thiết bị, phần mềm, ngân hàng, đơn vị trung gian thanh toán và cách hệ thống lưu trữ dữ liệu.

Vì sao không in lại được hóa đơn máy POS?

Lưu ý quan trọng khi in lại hóa đơn máy POS

In lại hóa đơn POS là thao tác tương đối đơn giản, nhưng người dùng vẫn cần thận trọng để tránh nhầm giao dịch, thanh toán trùng hoặc làm lộ thông tin liên quan đến giao dịch của khách hàng. Đặc biệt với cửa hàng có số lượng giao dịch lớn, nên hình thành quy trình kiểm tra trước khi thực hiện in lại biên lai. 

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà người dùng cần biết và chú ý khi in lại hóa đơn máy POS: 

• Kiểm tra chính xác giao dịch trước khi in: Trước khi chọn lệnh In lại/Reprint, người dùng cần kiểm tra kỹ để đảm bảo đã chọn đúng giao dịch. Các thông tin kiểm tra nên gồm:
  • Ngày và thời gian giao dịch.
  • Số tiền thanh toán.
  • Số hóa đơn hoặc mã giao dịch.
  • Trạng thái giao dịch.
  • Phương thức thanh toán hoặc các thông tin nhận diện khác mà hệ thống cho phép hiển thị.

• • Không thanh toán lại chỉ vì hóa đơn lần đầu không in được: Máy có thể đã xử lý giao dịch thành công nhưng không xuất được giấy do hết giấy, kẹt giấy, lắp ngược cuộn giấy hoặc bộ phận in gặp sự cố. Do đó, khi biên lai không xuất hiện sau thanh toán, cần kiểm tra trạng thái giao dịch trên máy POS hoặc hệ thống quản lý. Không nên tạo giao dịch mới vì khách hàng có nguy cơ bị thanh toán hoặc trừ tiền hai lần.

• Bảo mật thông tin thanh toán trên biên lai: Biên lai POS có thể chứa nhiều thông tin liên quan đến giao dịch như thời gian, số tiền, mã tham chiếu, thông tin đơn vị chấp nhận thanh toán và một phần thông tin của phương tiện thanh toán. Vì vậy, người bán cần:

• • Chỉ in lại biên lai khi có nhu cầu phù hợp.
  • Không cung cấp chứng từ của khách hàng này cho khách hàng khác.
  • Không chụp ảnh, sao chép hoặc chia sẻ thông tin giao dịch tùy tiện.
  • Hạn chế quyền truy cập lịch sử giao dịch đối với những nhân viên không có nhiệm vụ liên quan.
  • Hủy các bản in thừa theo quy trình phù hợp thay vì vứt nguyên vẹn tại nơi công cộng.

• Bảo quản biên lai giấy nhiệt đúng cách: Phần lớn máy POS sử dụng giấy in nhiệt. Nội dung trên loại giấy này có thể bị mờ hoặc biến đổi khi tiếp xúc lâu với nhiệt độ cao, ánh nắng trực tiếp, độ ẩm hoặc một số hóa chất. Vì thế, nếu cần lưu biên lai trong thời gian dài, người dùng nên:
  • Đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát
  • Tránh ánh nắng trực tiếp và nguồn nhiệt
  • Hạn chế để giấy tiếp xúc với nước, dầu mỡ hoặc hóa chất
  • Không đặt biên lai sát các thiết bị sinh nhiệt

• Liên hệ đơn vị cung cấp POS khi không thể tra cứu giao dịch cũ: Với những giao dịch đã phát sinh từ lâu, dữ liệu có thể không còn được lưu hoặc hiển thị trực tiếp trên máy POS, đặc biệt sau khi kết toán hoặc theo cơ chế lưu trữ của từng hệ thống. Nếu không tìm thấy giao dịch cần in lại, người dùng nên liên hệ ngân hàng hoặc đơn vị cung cấp POS để được hỗ trợ.

Lưu ý quan trọng khi in lại hóa đơn máy POS

In lại hóa đơn máy POS là thao tác cần thiết khi biên lai bị lỗi, thất lạc hoặc doanh nghiệp cần kiểm tra, đối soát lại giao dịch. Để tránh sai sót, người dùng nên xác định đúng giao dịch, kiểm tra trạng thái thanh toán trước khi in lại và không thực hiện thanh toán lần nữa chỉ vì máy chưa xuất được hóa đơn. Nếu không tìm thấy giao dịch hoặc thiết bị gặp lỗi, nên liên hệ đơn vị cung cấp POS để được hỗ trợ tra soát.

Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp máy POS, SmartPOS uy tín, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng để thuận tiện trong quá trình lắp đặt và sử dụng. Đối với doanh nghiệp có nhu cầu quản lý thanh toán và giao dịch thuận tiện hơn, AppotaPay cung cấp các giải pháp thanh toán dành cho nhiều mô hình kinh doanh, hỗ trợ tối ưu quy trình thu tiền và quản lý giao dịch. Doanh nghiệp có thể liên hệ AppotaPay để được tư vấn giải pháp POS phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.

Liên hệ nhận tư vấn ngay