Nguyên nhân và 14 cách khắc phục máy POS không in được hóa đơn

Máy POS không in được có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau như kẹt giấy, lắp sai cuộn giấy nhiệt, đầu in bám bẩn hoặc lỗi phần mềm. Tuỳ theo nguyên nhân mà cách khắc phục sẽ có sự khác nhau. Sau đây hãy cùng AppotaPay tìm hiểu về nguyên nhân và các cách khắc phục tình trạng máy POS không in được hóa đơn.

5 Lỗi liên quan đến giấy in nhiệt làm máy POS không in được

Máy POS hóa đơn nhiệt đang hoạt động bình thường nhưng đột nhiên không in, giấy chạy ra trắng tinh hoặc liên tục bị kẹt trong nhiều trường hợp là do cuộn giấy in nhiệt hết giấy, lắp sai chiều, chọn sai khổ hoặc giấy đã bị ẩm, hư hỏng.

Dưới đây là 5 lỗi liên quan đến giấy in nhiệt làm máy POS không in được thường gặp và cách xử lý.

Máy POS hoặc máy in bill hết giấy

Đây là nguyên nhân đơn giản nhưng cũng rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt khi máy POS được sử dụng liên tục trong giờ cao điểm.

Dấu hiệu: Máy POS đang hoạt động bình thường nhưng đột ngột không xuất được hóa đơn sau khi hoàn tất giao dịch. Tùy từng thiết bị, máy có thể phát âm thanh cảnh báo, hiển thị thông báo hết giấy hoặc sáng đèn báo lỗi.

Nguyên nhân: Cuộn giấy bên trong máy đã được sử dụng hết nhưng người dùng chưa kịp thay mới. Đây là một trong những nguyên nhân đơn giản và thường gặp nhất khiến máy POS không thể in hóa đơn.

Cách khắc phục: Mở nắp hoặc khay chứa giấy để kiểm tra. Nếu cuộn giấy đã hết, cần:

• Tháo phần lõi giấy cũ ra khỏi máy.
• Chuẩn bị cuộn giấy mới có kích thước phù hợp với thiết bị.
• Đặt cuộn giấy đúng vị trí và đúng chiều in.
• Kéo một đoạn giấy ra ngoài rồi đóng chặt nắp máy.
• Thử in lại hóa đơn để kiểm tra.

Nếu đã thay giấy nhưng máy vẫn không in, người dùng nên tiếp tục kiểm tra chiều đặt giấy và tình trạng đầu in.

Đặt ngược chiều cuộn giấy in

Dấu hiệu: Máy vẫn thực hiện lệnh in, cuộn giấy vẫn chạy và được đẩy ra ngoài bình thường nhưng hóa đơn hoàn toàn trắng, không xuất hiện chữ hoặc thông tin giao dịch.

Nguyên nhân: Giấy in nhiệt chỉ có một mặt được phủ lớp hóa chất cảm nhiệt. Khi đầu in nhiệt tác động lên đúng mặt này, nhiệt sẽ tạo ra chữ và hình ảnh trên giấy mà không cần sử dụng mực.

Nếu cuộn giấy được lắp ngược, đầu in tiếp xúc với mặt giấy không có lớp cảm nhiệt. Vì vậy, máy vẫn kéo giấy bình thường nhưng không thể hiển thị nội dung.

Cách khắc phục: Mở nắp máy và kiểm tra lại chiều cuộn giấy. Nếu phát hiện giấy đang đặt sai:

• Lấy cuộn giấy ra khỏi khay.
• Đảo lại chiều cuộn giấy để mặt cảm nhiệt tiếp xúc đúng với đầu in.
• Đặt cuộn giấy ngay ngắn trong khay.
• Kéo một đoạn giấy qua khe thoát giấy rồi đóng chặt nắp.
• Thực hiện in thử để kiểm tra.

Mẹo hay để kiểm tra: Có thể dùng móng tay hoặc vật có đầu tù chà nhẹ lên hai mặt giấy. Mặt xuất hiện vệt màu sẫm sau khi ma sát thường là mặt cảm nhiệt dùng để in.

Chọn sai kích thước hoặc khổ giấy in nhiệt

Không phải máy POS hoặc máy in hóa đơn nào cũng sử dụng cùng một loại giấy. Mỗi thiết bị thường được thiết kế để tương thích với một hoặc một số khổ giấy nhất định.

Dấu hiệu: Khi sử dụng sai khổ giấy, người dùng có thể gặp các tình trạng như:

• Cuộn giấy không vừa khay hoặc khó đóng nắp máy.
• Giấy bị kẹt khi thực hiện lệnh in.
• Giấy chạy không đều hoặc bị lệch.
• Nội dung hóa đơn bị mất một phần, xuống dòng bất thường hoặc xuất hiện nhiều khoảng trắng.
• Kích thước nội dung in không phù hợp với chiều rộng của giấy.

Nguyên nhân: Người dùng chọn cuộn giấy có chiều rộng hoặc đường kính không tương thích với thiết bị, chẳng hạn nhầm giữa các loại giấy K57/K58 và K80. Ngoài ra, trong một số trường hợp, khổ giấy thực tế và thiết lập khổ giấy trên phần mềm bán hàng không đồng nhất cũng khiến hóa đơn hiển thị sai.

Cách khắc phục: Kiểm tra thông số kỹ thuật của máy POS hoặc máy in hóa đơn để xác định chính xác loại giấy được hỗ trợ. Sau đó thực hiện các bước sau: 

• Chọn đúng chiều rộng và đường kính cuộn giấy theo khuyến nghị của nhà sản xuất.
• Không cố ép cuộn giấy quá lớn vào khay chứa.
• Kiểm tra lại thiết lập khổ giấy trên phần mềm hoặc ứng dụng bán hàng.
• Đảm bảo khổ giấy được cài đặt trên hệ thống tương ứng với giấy thực tế đang sử dụng.

Giấy in bị kẹt, rách hoặc lệch khớp

Dấu hiệu: Máy nhận lệnh in nhưng giấy không chạy ra ngoài, chỉ chạy được một đoạn rồi dừng hoặc phát ra tiếng bất thường. Một số trường hợp nắp máy bị kẹt và khó mở.

Nguyên nhân: Tình trạng này có thể xuất phát từ nhiều vấn đề liên quan đến cách lắp và chất lượng giấy, cụ thể như:

• Cuộn giấy được đặt lệch khỏi khay.
• Giấy bị nhăn, gấp hoặc rách.
• Mẩu giấy vụn còn mắc bên trong máy.
• Cuộn giấy quá dày hoặc không đúng kích thước.
• Nắp máy chưa được đóng đúng khớp.
• Giấy bị ẩm khiến các lớp giấy dính vào nhau.
• Giấy bị cuốn hoặc mắc tại vị trí dao cắt.

Cách khắc phục: Để khắc phục lỗi này, người dùng thao tác như sau:

• Nên ngừng thực hiện lệnh in liên tục để tránh giấy bị cuốn sâu hơn vào bên trong máy
• Mở nắp máy theo hướng dẫn của thiết bị, lấy cuộn giấy ra và loại bỏ các mẩu giấy vụn hoặc phần giấy bị rách, nhăn. 
• Kiểm tra khu vực khe thoát giấy và dao cắt để đảm bảo không còn dị vật gây cản trở.

Nếu dao cắt tự động bị kẹt, cần đưa dao về vị trí ban đầu theo đúng hướng dẫn của từng dòng máy trước khi mở nắp. Không nên cố giật giấy hoặc dùng lực mạnh để mở nắp, vì có thể làm hỏng dao cắt, bánh răng hoặc các bộ phận bên trong.

Sau khi xử lý, lắp lại cuộn giấy sao cho giấy nằm phẳng, đúng chiều và đúng khớp; kéo một đoạn giấy ra ngoài rồi đóng nắp chắc chắn trước khi thử in lại.

Giấy in hóa đơn bị biến chất

Giấy in nhiệt có khả năng tạo chữ nhờ lớp hóa chất cảm nhiệt được phủ trên bề mặt. Vì vậy, điều kiện bảo quản có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản in.

Dấu hiệu: Hóa đơn in ra bị mờ, chữ không đều, khó đọc hoặc gần như không xuất hiện dù cuộn giấy đã được đặt đúng chiều và máy vẫn hoạt động bình thường.

Nguyên nhân: Giấy in có thể đã bị biến chất do một số nguyên nhân như: 

• Bảo quản trong môi trường có độ ẩm cao.
• Cuộn giấy bị ngấm nước hoặc ẩm.
• Tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng trong thời gian dài.
• Đặt gần nguồn nhiệt có nhiệt độ cao.
• Giấy đã bảo quản quá lâu hoặc có chất lượng không đảm bảo.

Những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến lớp cảm nhiệt trên bề mặt giấy, từ đó khiến khả năng hiển thị nội dung bị suy giảm.

Cách khắc phục: Để xử lý lỗi máy POS không in được này, người dùng nên thử thay bằng một cuộn giấy in nhiệt mới, đúng kích thước và đảm bảo chất lượng. Nếu máy in bình thường trở lại, nguyên nhân nhiều khả năng nằm ở cuộn giấy cũ.

Ngoài ra, để hạn chế tình trạng tương tự, nên bảo quản giấy in nhiệt ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp, nguồn nhiệt và môi trường có độ ẩm cao.

4 Lỗi liên quan đến phần cứng và thiết bị ngoại vi làm máy POS không in được

Quá trình nhận lệnh và in hóa đơn của máy POS nếu có bất thường cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến tình trạng máy POS không in được. Do đó, nếu đã kiểm tra giấy in nhưng máy POS vẫn không xuất được hóa đơn, bước tiếp theo là kiểm tra nguồn điện, đầu in nhiệt, cáp kết nối và bộ phận cắt giấy.

Máy POS/Máy in hóa đơn bị mất nguồn, hết pin

Dấu hiệu: Máy POS hoặc máy in hóa đơn hoàn toàn không hoạt động khi bật nguồn. Màn hình không sáng, đèn nguồn không hiển thị và thiết bị cũng không phản hồi khi thực hiện thao tác in. Với máy POS cầm tay sử dụng pin, thiết bị có thể tự tắt, không khởi động được hoặc liên tục hiển thị cảnh báo pin yếu.

Nguyên nhân: Tình trạng này thường liên quan đến nguồn cấp điện cho thiết bị, một số nguyên nhân thường gặp như: 

• Dây nguồn hoặc dây sạc chưa được cắm.
• Đầu cắm nguồn bị lỏng.
• Ổ điện không có điện hoặc tiếp xúc kém.
• Máy POS cầm tay đã hết pin.
• Adapter nguồn gặp sự cố.
• Công tắc nguồn trên máy in chưa được bật.
• Dây nguồn, chân sạc hoặc cổng nguồn bị hỏng.

Khi không được cấp đủ nguồn điện, máy POS hoặc máy in sẽ không thể khởi động và đương nhiên không thể thực hiện lệnh in hóa đơn.

Cách khắc phục: Để khắc phục lỗi này đầu tiên người dùng hãy kiểm tra lại toàn bộ hệ thống cấp nguồn từ ổ điện đến thiết bị. Các bước như sau:

• Rút và cắm lại dây nguồn hoặc dây sạc cho chắc chắn.
• Kiểm tra ổ cắm điện bằng một thiết bị khác nếu cần.
• Kiểm tra đèn tín hiệu trên Adapter nếu bộ nguồn có trang bị đèn báo.
• Với máy POS cầm tay, kết nối bộ sạc và chờ pin đạt mức đủ để khởi động.
• Kiểm tra công tắc nguồn của máy in và đảm bảo thiết bị đã được bật.

Nếu đã kiểm tra nguồn điện nhưng máy vẫn không khởi động, nguyên nhân có thể do Adapter, pin, cổng nguồn hoặc linh kiện bên trong. Lúc này người dùng nên liên hệ đơn vị kỹ thuật để kiểm tra.

Đầu in nhiệt của máy bị bẩn hoặc bị hỏng

Đầu in nhiệt là bộ phận trực tiếp tạo ra nội dung trên giấy in nhiệt. Khi bộ phận này gặp vấn đề, máy có thể vẫn nhận lệnh và đẩy giấy ra ngoài nhưng chất lượng hóa đơn không đảm bảo.

Dấu hiệu: Một số biểu hiện thường gặp của lỗi này gồm:

• Hóa đơn in ra bị mờ.
• Chữ hoặc hình ảnh bị đứt quãng.
• Một phần nội dung không xuất hiện.
• Trên hóa đơn xuất hiện các sọc trắng kéo dài.
• Máy vẫn đẩy giấy nhưng nội dung in rất nhạt hoặc không rõ.

Nguyên nhân: Sau thời gian sử dụng, bụi giấy, dầu mỡ hoặc các chất bẩn có thể bám lên bề mặt đầu in, làm giảm khả năng truyền nhiệt tới giấy. Ngoài ra, đầu in cũng có thể bị hao mòn theo thời gian. Việc sử dụng giấy kém chất lượng, để bụi bẩn tích tụ lâu ngày hoặc tác động mạnh vào bề mặt đầu in có thể khiến bộ phận này bị trầy xước, xuống cấp hoặc hư hỏng.

Cách khắc phục: Trước khi vệ sinh, cần tắt nguồn và ngắt kết nối điện, sau đó chờ đầu in nguội hoàn toàn vì bộ phận này có thể nóng sau quá trình hoạt động. Khi đầu in đã nguội, người dùng thực hiện các thao tác sau đây:

• Sử dụng tăm bông hoặc khăn mềm, sạch, không xơ để vệ sinh nhẹ nhàng.
• Có thể sử dụng dung dịch vệ sinh phù hợp với đầu in nhiệt theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Không dùng vật cứng, vật sắc nhọn để cạo các vết bẩn.
• Không chà xát mạnh lên bề mặt đầu in.
• Đợi bộ phận được vệ sinh khô hoàn toàn trước khi bật máy trở lại.

Trong trường hợp đã vệ sinh nhưng hóa đơn vẫn liên tục bị mất nét, sọc trắng hoặc không thể hiển thị nội dung, đầu in có thể đã bị mài mòn hoặc hư hỏng. Lúc này người dùng nên liên hệ để kỹ thuật viên kiểm tra và thay thế khi cần thiết.

Cắm nhầm hoặc lỏng cáp kết nối vật lý

Dấu hiệu: Máy POS và máy in đều có nguồn, máy in vẫn hoạt động nhưng khi hoàn tất giao dịch lại không nhận được lệnh in hóa đơn. Trong một số trường hợp, phần mềm có thể hiển thị thông báo không tìm thấy máy in, mất kết nối hoặc không thể thực hiện lệnh in.

Nguyên nhân: Tùy cấu hình thiết bị, máy POS và máy in có thể kết nối qua USB, cáp mạng LAN, cổng nối tiếp hoặc các chuẩn kết nối khác. Lỗi thường xuất hiện khi gặp những nguyên nhân như sau:

• Đầu cáp bị lỏng hoặc chưa cắm hết.
• Cáp được cắm nhầm cổng.
• Chân tiếp xúc của cổng kết nối bị bẩn hoặc oxy hóa.
• Dây cáp bị đứt, gãy hoặc xuống cấp.
• Cổng kết nối trên máy POS hoặc máy in bị hỏng.

Cách khắc phục: Tắt thiết bị nếu hướng dẫn của nhà sản xuất yêu cầu, sau đó kiểm tra lần lượt hai đầu dây kết nối giữa máy POS và máy in. 

Lưu ý cần đảm bảo cáp được cắm đúng cổng chức năng và chắc chắn, không có dấu hiệu lỏng hoặc lệch. Nếu cổng hoặc đầu cáp có bụi bẩn, người dùng nên vệ sinh nhẹ nhàng bằng dụng cụ phù hợp.

Trường hợp nghi ngờ dây cáp bị hỏng, nên thử bằng một dây kết nối tương thích khác. Nếu đã thay dây nhưng thiết bị vẫn không nhận máy in, cần kiểm tra thêm cổng kết nối hoặc phần cứng bên trong.

Lưu ý: Không nên tự ý thay cổng hoặc mainboard nếu không có chuyên môn kỹ thuật, vì việc tháo lắp không đúng cách có thể gây hư hỏng thêm cho thiết bị.

Bộ phận tự động cắt giấy bị kẹt hoặc hỏng

Dấu hiệu: Với lỗi này người dùng có thể nhận thấy những dấu hiệu như sau:

• Hóa đơn đã in xong nhưng giấy không được cắt.
• Giấy bị mắc tại khe thoát giấy.
• Máy phát ra tiếng động bất thường tại khu vực dao cắt.
• Nắp máy khó mở do dao cắt chưa trở về vị trí ban đầu.
• Máy báo lỗi và không tiếp tục thực hiện các lệnh in tiếp theo.

Nguyên nhân: Dao cắt tự động có thể gặp vấn đề do những nguyên nhân như:

• Mẩu giấy vụn hoặc bụi giấy mắc vào bộ phận cắt.
• Giấy bị nhăn, lệch hoặc cuốn vào dao.
• Dao cắt bị kẹt hoặc lệch khỏi vị trí ban đầu.
• Lưỡi dao bị hao mòn sau thời gian dài sử dụng.
• Bộ phận điều khiển dao cắt gặp lỗi.
• Chức năng tự động cắt giấy chưa được thiết lập đúng trên máy hoặc phần mềm.

Cách khắc phục: Với lỗi này người dùng thực hiện cách sau:

• Tắt máy và ngắt nguồn điện
• Kiểm tra khu vực khe thoát giấy, nhẹ nhàng loại bỏ giấy vụn hoặc dị vật có thể làm kẹt dao.

Nếu thiết bị có cơ chế đưa dao cắt về vị trí ban đầu bằng bánh răng hoặc nút hỗ trợ, cần thao tác đúng theo hướng dẫn dành cho model máy đang sử dụng. Không nên cố kéo giấy, bẻ dao hoặc dùng lực mạnh để mở nắp khi dao đang bị kẹt.

Nếu máy vẫn in được nhưng không tự động cắt giấy, người dùng có thể kiểm tra thiết lập Auto Cut/Tự động cắt giấy trong phần cài đặt máy in, trình điều khiển hoặc phần mềm bán hàng.

Trong trường hợp dao cắt liên tục bị kẹt, không trở về đúng vị trí, phát ra tiếng động bất thường hoặc có dấu hiệu hư hỏng cơ học, nên liên hệ đơn vị kỹ thuật để kiểm tra và sửa chữa.

3 Lỗi kết nối mạng và hệ thống máy POS không in được 

Trong nhiều hệ thống bán hàng, máy POS truyền lệnh in thông qua Wi-Fi, Bluetooth hoặc mạng LAN. Vì vậy, dù máy POS và máy in đều hoạt động bình thường, hóa đơn vẫn có thể không được in nếu kết nối mạng bị gián đoạn hoặc cấu hình giữa các thiết bị không chính xác. Dưới đây là 3 lỗi thường gặp và cách xử lý.

Kết nối không dây (WiFi, Bluetooth) chập chờn

Dấu hiệu: Máy POS vẫn hoạt động nhưng không thể gửi lệnh in đến máy in. Tình trạng có thể xảy ra liên tục hoặc ngắt quãng. Một số biểu hiện thường gặp gồm:

• Máy POS hoặc máy in bị mất kết nối Wi-Fi.
• Biểu tượng Wifi hiển thị tín hiệu yếu.
• Máy in Bluetooth đột ngột mất kết nối với POS, điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Thiết bị hiển thị máy in ở trạng thái ngoại tuyến.
• Lệnh in được gửi nhưng máy in phản hồi chậm hoặc không phản hồi.
• Máy in hoạt động trở lại sau khi kết nối lại mạng.

Nguyên nhân: Kết nối không dây có thể bị gián đoạn do tín hiệu WiFi yếu, khoảng cách giữa thiết bị và bộ phát quá xa, Router/Modem hoạt động không ổn định hoặc có quá nhiều thiết bị cùng truy cập mạng.

Đối với Bluetooth, nguyên nhân có thể do hai thiết bị nằm ngoài phạm vi kết nối, Bluetooth bị tắt, quá trình ghép nối bị mất hoặc máy in đang kết nối với một thiết bị khác.

Cách khắc phục: Trước tiên, kiểm tra xem máy POS và máy in có đang kết nối đúng mạng hoặc đúng thiết bị hay không. Tùy theo hình thức kết nối, cụ thể như:

• Đối với Wi-Fi:
• Kiểm tra tín hiệu Wi-Fi trên máy POS và máy in.
• Đảm bảo các thiết bị đang kết nối đúng mạng Wi-Fi được sử dụng cho hệ thống bán hàng.
• Nếu tín hiệu yếu, đưa thiết bị đến gần Router hoặc điểm phát Wifi hơn.
• Có thể khởi động lại Router/Modem bằng cách tắt nguồn, chờ khoảng 30 giây rồi bật lại.
• Sau khi mạng ổn định, thử gửi lại lệnh in.
• Đối với Bluetooth:
• Kiểm tra Bluetooth trên máy POS, điện thoại hoặc máy tính bảng đã được bật hay chưa.
• Kiểm tra máy in có còn xuất hiện trong danh sách thiết bị đã ghép nối hay không.
• Nếu kết nối bị lỗi, có thể ngắt kết nối và thực hiện ghép nối lại.
• Đảm bảo máy in không đồng thời kết nối với một thiết bị khác nếu model chỉ hỗ trợ một kết nối tại một thời điểm.

Nếu tình trạng mất kết nối xảy ra thường xuyên, cần kiểm tra thêm chất lượng mạng hoặc cấu hình hệ thống.

Máy tính chia sẻ máy in trong mạng LAN chưa được bật

Trong một số mô hình bán hàng, máy in hóa đơn được kết nối với một máy tính chính và chia sẻ cho các thiết bị khác trong cùng mạng LAN. Nếu thiết bị chính chưa hoạt động, những máy khác có thể không truy cập được máy in.

Dấu hiệu: Máy in vẫn có nguồn nhưng một hoặc nhiều máy POS/máy tính trong hệ thống không thể in hóa đơn. Tình trạng thường xuất hiện vào đầu ngày làm việc, sau khi hệ thống máy tính đã được tắt vào cuối ngày hôm trước.

Một dấu hiệu dễ nhận biết là nhiều máy con cùng lúc không in được, trong khi máy in không có dấu hiệu hư hỏng.

Nguyên nhân: Máy tính đang trực tiếp kết nối và chia sẻ máy in chưa được bật, chưa khởi động hoàn tất hoặc chưa kết nối vào mạng LAN. Cũng có trường hợp máy chủ đã bật nhưng tính năng chia sẻ máy in hoặc kết nối mạng trên thiết bị này chưa hoạt động bình thường.

Cách khắc phục: Xác định máy tính nào đang trực tiếp kết nối và chia sẻ máy in cho hệ thống, sau đó thực hiện các thao tác sau:

• Bật máy tính chủ nếu thiết bị đang tắt.
• Chờ hệ điều hành khởi động hoàn toàn.
• Kiểm tra máy tính đã kết nối vào đúng mạng LAN hay chưa.
• Kiểm tra máy in trên máy chủ có đang ở trạng thái sẵn sàng hoạt động hay không.
• Thử in trực tiếp từ máy chủ trước.
• Sau đó thử gửi lệnh in từ các máy POS hoặc máy tính khác.

Nếu máy chủ có thể in bình thường nhưng các máy con vẫn không in được, cần kiểm tra tiếp cài đặt chia sẻ máy in, quyền truy cập và kết nối mạng nội bộ.

Chưa cài đặt IP hoặc kết nối đúng mã IP của máy in

Với máy in hóa đơn kết nối qua mạng LAN hoặc Wifi, địa chỉ IP giúp các thiết bị trong hệ thống xác định đúng máy in cần nhận lệnh. Nếu phần mềm bán hàng đang kết nối tới một địa chỉ IP khác với IP thực tế của máy in, lệnh in sẽ không đến đúng thiết bị.

Dấu hiệu: Máy in đã bật nguồn, dây mạng hoặc Wifi vẫn hoạt động nhưng phần mềm bán hàng không thể gửi lệnh in. Người dùng có thể gặp một số tình trạng như:

• Phần mềm báo không tìm thấy máy in.
• Máy in hiển thị trạng thái ngoại tuyến.
• Gửi lệnh nhưng máy in không phản hồi.
• Máy in từng hoạt động bình thường nhưng đột nhiên mất kết nối sau khi khởi động lại Router hoặc thay đổi cấu hình mạng.

Nguyên nhân: Lỗi thường xảy ra khi gặp các nguyên nhân như: 

• Máy in chưa được thiết lập địa chỉ IP phù hợp.
• Phần mềm bán hàng đang lưu sai địa chỉ IP của máy in.
• Địa chỉ IP của máy in đã thay đổi.
• Máy POS/máy tính và máy in không nằm trong cùng mạng nội bộ.
• Cấu hình mạng bị thay đổi sau khi thay Router hoặc thiết bị mạng.

Cách khắc phục: Để khắc phục lỗi này, người dùng cần xác định địa chỉ IP hiện tại của máy in theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Sau đó đối chiếu với địa chỉ máy in đang được khai báo trên phần mềm bán hàng.

Tùy phần mềm, người dùng có thể truy cập khu vực Cài đặt → Máy in/Thiết bị → Máy in hóa đơn để kiểm tra thông tin kết nối. Nếu địa chỉ IP trên phần mềm không trùng với IP thực tế của máy in, cần cập nhật lại đúng địa chỉ và lưu cấu hình.

Lưu ý: Cần đảm bảo máy POS, máy tính và máy in đang kết nối cùng một hệ thống mạng LAN/Wi-Fi.

Lỗi liên quan đến phần mềm và Driver máy pos không in được hóa đơn

Nếu nguồn điện, giấy in, đầu in và kết nối mạng đều hoạt động bình thường nhưng máy POS vẫn không in được hóa đơn, nguyên nhân có thể do Driver máy in hoặc phần mềm quản lý bán hàng.

Nhóm lỗi này thường khiến máy in vẫn bật và sẵn sàng hoạt động nhưng không nhận được lệnh in, in sai định dạng hoặc chỉ gặp lỗi khi thao tác trên một phần mềm nhất định. Dưới đây là 2 lỗi phổ biến cần kiểm tra.

Cài sai phiên bản hoặc Driver máy in bị lỗi

Driver là phần mềm trung gian giúp hệ điều hành nhận diện và giao tiếp với máy in. Nếu Driver không tương thích hoặc hoạt động không đúng, máy tính có thể vẫn nhận máy in nhưng quá trình xử lý lệnh và định dạng hóa đơn sẽ xảy ra lỗi.

Dấu hiệu: Lỗi Driver có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức như:

• Máy tính không nhận diện được máy in
• Máy in hiển thị trạng thái ngoại tuyến dù đã bật nguồn
• Gửi lệnh in nhưng máy không phản hồi
• Hóa đơn bị lệch sang một bên
• Nội dung bị mất chữ hoặc cắt mất một phần
• Hóa đơn bị tràn lề, xuống dòng sai vị trí
• Máy chỉ in được một phần nội dung rồi dừng
• Khổ giấy hiển thị không đúng với kích thước giấy thực tế

Nguyên nhân: Tình trạng này thường xuất hiện sau khi người dùng cài đặt lại hệ điều hành, cập nhật Windows, thay máy tính hoặc cài đặt lại máy in. Một số nguyên nhân phổ biến gồm:

• Cài nhầm Driver của model máy in khác.
• Driver không tương thích với phiên bản hệ điều hành đang sử dụng.
• Driver bị lỗi hoặc thiếu tệp trong quá trình cài đặt.
• Driver cũ xung đột với phiên bản mới.
• Thiết lập khổ giấy hoặc cổng máy in trong Driver chưa chính xác.

Cách khắc phục: Hãy kiểm tra chính xác tên và model của máy in đang sử dụng, sau đó đối chiếu với Driver được cài đặt trên máy tính. Nếu phát hiện Driver không phù hợp hoặc nghi ngờ Driver đang bị lỗi, có thể thực hiện theo các bước sau:

• Gỡ Driver máy in đang gặp lỗi khỏi máy tính.
• Khởi động lại máy tính nếu cần.
• Tải đúng Driver dành cho model máy in và hệ điều hành đang sử dụng từ nguồn chính thức của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp thiết bị.
• Cài đặt lại Driver theo hướng dẫn.
• Kiểm tra cổng kết nối và khổ giấy sau khi cài đặt.
• Thực hiện in thử để xác định máy in đã hoạt động bình thường hay chưa.

Lưu ý: Không nên cài Driver của một model khác chỉ vì hai máy in có thiết kế hoặc khổ giấy tương tự. Driver không tương thích có thể khiến máy in hoạt động không ổn định hoặc làm sai định dạng hóa đơn.

Phần mềm quản lý bán hàng bị treo hoặc chưa được cấp quyền

Máy in hóa đơn có thể hoạt động bình thường nhưng vẫn không xuất được hóa đơn nếu phần mềm quản lý bán hàng không gửi được lệnh in. Đây là trường hợp cần lưu ý khi máy có thể in thử từ hệ điều hành nhưng lại không in được trực tiếp từ ứng dụng bán hàng.

Dấu hiệu: Người dùng có thể gặp một số biểu hiện như:

• Nhấn nút in nhưng máy in không phản hồi.
• Phần mềm bán hàng bị đơ hoặc phản hồi chậm.
• Lệnh in bị treo trong thời gian dài.
• Một tài khoản có thể in nhưng tài khoản khác lại không in được.
• Một máy POS in bình thường trong khi thiết bị khác trong cùng hệ thống không thể in.
• Sau khi cập nhật phần mềm, chức năng in hóa đơn hoạt động không ổn định.

Nguyên nhân: Nguyên nhân của lỗi này có thể xuất phát từ chính ứng dụng hoặc cấu hình tài khoản, cụ thể như:

• Phần mềm quản lý bán hàng bị treo.
• Dữ liệu tạm hoặc phiên làm việc phát sinh lỗi.
• Phiên bản phần mềm đã cũ hoặc không tương thích với hệ thống.
• Máy in chưa được chọn đúng trong phần cài đặt của phần mềm.
• Tài khoản nhân viên chưa được phân quyền sử dụng chức năng in hóa đơn.
• Thiết lập máy in trên phần mềm bị thay đổi hoặc mất sau khi cập nhật.

Cách khắc phục: Để khắc phục lỗi này, người dùng hãy đóng và mở lại phần mềm quản lý bán hàng, sau đó thử thực hiện lại lệnh in. Nếu ứng dụng vẫn bị treo hoặc không phản hồi, có thể khởi động lại máy POS hoặc máy tính để làm mới hệ thống và phiên hoạt động của phần mềm. Tiếp theo, người dùng nên thao tác như sau:

• Kiểm tra máy in đã được chọn đúng trong phần cài đặt của ứng dụng hay chưa.
• Kiểm tra tài khoản đang đăng nhập có quyền in hóa đơn hay không.
• Đăng xuất và đăng nhập lại tài khoản nếu cần.
• Kiểm tra và cập nhật phần mềm quản lý bán hàng lên phiên bản phù hợp.
• Thử in lại một hóa đơn để kiểm tra.

Các biện pháp phòng ngừa lỗi thiết bị POS

Phần lớn các lỗi máy POS không in được hóa đơn có thể hạn chế nếu thiết bị được kiểm tra, vệ sinh và bảo dưỡng đúng cách trong quá trình sử dụng. Thay vì chỉ xử lý khi máy đã phát sinh sự cố, cửa hàng nên chủ động thực hiện một số biện pháp dưới đây:

Kiểm tra giấy in trước khi bắt đầu bán hàng

Trước mỗi ca làm việc, nhân viên nên kiểm tra nhanh tình trạng cuộn giấy trong máy. Cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Cuộn giấy còn đủ để sử dụng trong ca bán hàng.
• Giấy được lắp đúng chiều cảm nhiệt.
• Cuộn giấy nằm ngay ngắn, không bị lệch hoặc kẹt.
• Sử dụng đúng khổ giấy mà máy hỗ trợ.
• Chuẩn bị sẵn cuộn giấy dự phòng để thay thế khi cần.

Với những cửa hàng có lượng giao dịch lớn, nên chủ động thay cuộn giấy khi lượng giấy còn lại quá ít thay vì chờ đến lúc máy hết giấy hoàn toàn mới xử lý.

Vệ sinh đầu in nhiệt định kỳ

Trong quá trình in hóa đơn, bụi giấy và bụi bẩn có thể tích tụ trên bề mặt đầu in nhiệt. Nếu không được vệ sinh trong thời gian dài, đầu in có thể truyền nhiệt không đều, khiến hóa đơn bị mờ, sọc trắng, đứt nét hoặc mất một phần nội dung.

Người dùng nên kiểm tra và vệ sinh định kỳ đầu in theo tần suất sử dụng cũng như hướng dẫn của nhà sản xuất. Cách vệ sinh như sau:

• Tắt nguồn, ngắt kết nối điện và chờ đầu in nguội hoàn toàn
• Sử dụng tăm bông hoặc khăn mềm, sạch, không xơ cùng dung dịch vệ sinh phù hợp để lau nhẹ bề mặt đầu in.

Lưu ý, không nên sử dụng vật sắc nhọn, khăn thô hoặc chà xát mạnh vì có thể làm trầy xước và giảm tuổi thọ của đầu in.

Không sử dụng giấy in kém chất lượng

Giấy in kém chất lượng có thể tạo nhiều bụi giấy, bề mặt không đồng đều hoặc dễ bị ẩm, nhăn và rách trong quá trình sử dụng. Từ đó làm tăng nguy cơ kẹt giấy, bám bẩn đầu in hoặc khiến nội dung hóa đơn hiển thị không rõ.

Khi lựa chọn giấy in, người dùng nên:

• Sử dụng đúng khổ giấy tương thích với thiết bị.
• Chọn giấy có bề mặt đồng đều, không quá nhiều bụi.
• Không sử dụng cuộn giấy bị ẩm, nhăn hoặc biến dạng.
• Bảo quản giấy ở nơi khô ráo, tránh ánh nắng và nguồn nhiệt trực tiếp.

Kiểm tra kết nối thường xuyên

Máy POS và máy in hóa đơn có thể kết nối thông qua USB, mạng LAN, Wifi hoặc Bluetooth. Vì vậy, trước khi bắt đầu bán hàng hoặc khi phát hiện máy in phản hồi chậm, nên kiểm tra:

• Dây cáp có được cắm chắc chắn hay không.
• Máy POS và máy in có đang kết nối cùng hệ thống mạng hay không.
• Tín hiệu Wifi có ổn định không.
• Bluetooth có đang được bật và ghép nối đúng thiết bị không.
• Máy in mạng có đang ở trạng thái trực tuyến hay không.

Cập nhật phần mềm POS phù hợp

Phần mềm bán hàng và Driver máy in cần hoạt động tương thích với thiết bị và hệ điều hành. Việc sử dụng phiên bản quá cũ hoặc xảy ra xung đột sau khi hệ điều hành được cập nhật có thể khiến chức năng in hóa đơn gặp lỗi.

Người dùng nên thường xuyên kiểm tra các bản cập nhật chính thức từ nhà cung cấp phần mềm. Khi cập nhật cần lưu ý:

• Sử dụng phiên bản phần mềm phù hợp với thiết bị.
• Cài đúng Driver dành cho model máy in.
• Kiểm tra lại cấu hình máy in sau những lần cập nhật lớn.
• Thực hiện in thử sau khi cài đặt hoặc nâng cấp hệ thống.

Đối với hệ thống POS đang vận hành ổn định tại cửa hàng, không nên tự ý cài đặt Driver hoặc phần mềm từ nguồn không rõ ràng vì có thể gây xung đột với cấu hình hiện tại.

Bảo dưỡng máy in theo định kỳ

Máy in hóa đơn cũng cần được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ, đặc biệt với những thiết bị phải hoạt động liên tục và xử lý số lượng hóa đơn lớn mỗi ngày.

Quá trình bảo dưỡng nên chú ý đến các bộ phận như:

• Đầu in nhiệt.
• Trục cuốn và bộ phận kéo giấy.
• Dao cắt tự động.
• Khe thoát giấy.
• Cổng và dây kết nối.
• Adapter, dây nguồn và các bộ phận cấp điện.

Nếu phát hiện máy phát ra tiếng động bất thường, thường xuyên kẹt giấy, hóa đơn ngày càng mờ hoặc dao cắt hoạt động không ổn định, nên kiểm tra sớm thay vì tiếp tục sử dụng cho đến khi thiết bị ngừng hoạt động hoàn toàn.

Tình trạng máy POS không in được hóa đơn có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân, từ những lỗi đơn giản như hết giấy, đặt sai chiều giấy đến các vấn đề liên quan đến đầu in, nguồn điện, kết nối mạng, Driver hoặc phần mềm quản lý bán hàng. Khi gặp sự cố, người dùng nên kiểm tra lần lượt từng nhóm nguyên nhân để xác định đúng lỗi và có phương án xử lý phù hợp, tránh tự ý tháo lắp hoặc can thiệp sâu vào phần cứng khi không có chuyên môn.

Đối với doanh nghiệp sử dụng hệ thống POS thường xuyên, việc chủ động kiểm tra, vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị cũng giúp hạn chế lỗi phát sinh, giảm gián đoạn trong quá trình thanh toán và đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra ổn định.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp thường xuyên gặp các vấn đề liên quan đến thiết bị POS, kết nối hoặc quá trình xử lý giao dịch, việc lựa chọn một giải pháp thanh toán ổn định, dễ tích hợp và có khả năng quản lý tập trung cũng là yếu tố cần cân nhắc.

AppotaPay cung cấp các giải pháp thanh toán toàn diện tại điểm bán dành cho doanh nghiệp, hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán và tối ưu quy trình giao dịch như: SmartPOS, SoftPOS, QR offline,… Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp thanh toán của AppotaPay để lựa chọn phương án phù hợp với mô hình vận hành và nhu cầu thực tế, đồng thời được hỗ trợ lắp đặt và xử lý sự cố 24/7.

Liên hệ nhận tư vấn ngay