Những lỗi thường gặp khi sử dụng máy POS và cách xử lý

Ngại công nghệ phức tạp là một trong những nguyên nhân khiến nhiều chủ cửa hàng chưa lắp đặt máy POS, dẫu đã biết những lợi ích tuyệt vời mà thiết bị này đem lại. Nhằm hỗ trợ các tiểu thương kinh doanh hiệu quả, bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những lỗi thường gặp khi sử dụng máy POS & cách xử lý chúng mà không cần nhờ đến đơn vị sửa chữa, bảo hành.

 

4 lỗi phổ biến khi khi sử dụng máy POS

 

Lỗi 1: Máy POS không chấp nhận thẻ

 

Việc cửa hàng không chấp nhận thẻ thanh toán sẽ mang đến nhiều bất lợi. Trước hết, tình trạng này gây gián đoạn giao dịch, kéo dài thời gian chờ đợi. Mặt khác, thanh toán thẻ lỗi còn khiến trải nghiệm khách hàng không trọn vẹn, làm giảm sự hài lòng, tăng tỷ lệ khách không quay lại lần sau.

 

Nguyên nhân:

 

– Máy POS không hỗ trợ loại thẻ khách hàng dùng

– Khách hàng nhập sai mã PIN

– Thẻ không còn hiệu lực, bị hỏng hoặc xước nặng

– Nhân viên quẹt thẻ không đúng

 

Cách xử lý:

 

– Kiểm tra lại các hình thức thanh toán mà máy POS hỗ trợ

– Yêu cầu khách nhập lại mã PIN

– Kiểm tra tình trạng thẻ

– Đảm bảo thực hiện đúng thao tác thanh toán thẻ (quẹt thẻ với thẻ từ, chạm thẻ với thẻ contactless và cắm thẻ với thẻ chip)

 

Lỗi 2: Máy POS bị mất kết nối mạng

 

Để máy POS hoạt động ổn định, người dùng cần đảm bảo thiết bị luôn được kết nối Internet. Nếu tình trạng mất kết nối xảy ra, hãy kiểm tra lại hệ thống WiFi và thiết lập lại mạng trong phần Cài đặt của thiết bị.

 

Với máy POS AppotaPay, thông báo mất kết nối mạng sẽ được hiển thị ngay trên màn hình, giúp người dùng kịp thời nhận biết. Để khôi phục lại kết nối, người dùng thực hiện lần lượt các bước sau:

 

Bước 1: Chọn button bánh răng góc phải màn hình

 

Bước 2: Chọn Công cụ > Chọn Mở cài đặt Wifi

 

Bước 3: Danh sách Wifi hiển thị, người dùng lựa chọn mạng Wifi muốn kết nối

 

 

Nhận ưu đãi lắp máy POS AppotaPay

 

Lỗi 3: Máy POS không kết nối được với nguồn điện

 

Máy POS không vào điện thường bắt nguồn từ sự cố cổng sạc hoặc dây sạc. Tuy nhiên, nếu đã kiểm tra cả hai bộ phận này nhưng không thấy dấu hiệu hỏng hóc, có thể nguyên nhân đến từ phần cứng thiết bị. Khi ấy, cửa hàng cần liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ POS để nhận hỗ trợ kịp thời, tránh tình trạng gián đoạn trong thời gian dài khiến quá trình thanh toán bị tắc nghẽn.

 

Lỗi 4: Các vấn đề liên quan đến in hóa đơn

 

(1) Máy POS không in được hóa đơn

 

Nguyên nhân: máy hết giấy in, cuộn giấy lắp lệch vị trí hoặc máy bị lỗi tính năng xuất hóa đơn

 

Cách xử lý: 

 

– Kiểm tra lượng giấy in, thay mới nếu cần

– Tháo và lắp lại giấy in theo đúng hướng dẫn

– Thử in lại. Nếu vẫn chưa in được, liên hệ ngay với nhà cung cấp POS để khắc phục lỗi tính năng 

 

 

(2) Hóa đơn in ra không có chữ

 

Nguyên nhân: cuộn giấy in bị đặt ngược chiều

 

Cách xử lý: tháo giấy in và lắp lại theo chiều đúng: phần đầu giấy phải hướng lên trên

 

(3) Hóa đơn in mờ hoặc xuất hiện kẻ sọc

 

Nguyên nhân: bụi bẩn tích tụ ở đầu máy in hoặc lỗi phần mềm

 

Cách xử lý: lau sạch bụi bẩn ở khu vực cảm biến in. Nếu lỗi vẫn xuất hiện sau khi vệ sinh, liên hệ đến đơn vị cung cấp để được hỗ trợ.

 

3 lỗi phổ biến khi tích hợp máy POS vào hệ thống thanh toán

 

Lỗi 1: Máy POS không tương thích với hệ thống bán hàng

 

Nhiều cửa hàng đã đầu tư một hệ thống phần mềm hỗ trợ bán hàng như CRM, chương trình kế toán,… Nhưng khi tích hợp thêm máy POS, tình trạng lỗi không tương thích lại xảy ra. Dữ liệu giữa các chương trình không đồng bộ, gây gián đoạn quy trình vận hành và giảm hiệu suất hoạt động của cửa hàng.

 

Nguyên nhân: 

 

– Máy POS không tương thích với các phần mềm hiện có

– Cửa hàng sử dụng hệ thống có nền tảng cũ, khó liên kết và đồng bộ dữ liệu

– Thiếu API hoặc kết nối bị giới hạn

 

Cách xử lý:

 

– Lựa chọn giải pháp POS có khả năng tích hợp linh hoạt

– Kiểm tra, chạy thử kỹ càng trước khi triển khai chính thức

 

 

Xem thêm: Dùng SmartPOS có mất phí không? Tổng hợp chi phí lắp đặt SmartPOS cho cửa hàng

 

Lỗi 2: Không thực hiện được giao dịch

 

Sau khi hoàn tất quá trình tích hợp, nhiều cửa hàng vẫn chưa thể thanh toán, hoặc thực hiện thanh toán được nhưng sau đó giao dịch lại bị hủy.

 

Nguyên nhân:

 

– Cấu hình sai/thiếu thông tin cần thiết, ví dụ như sai tài khoản ngân hàng

– Chưa thực hiện đúng và đủ quy trình xác thực

 

Cách xử lý:

 

– Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin cá nhân được cung cấp

– Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ POS để kiểm tra

 

Lỗi 3: Tốn quá nhiều thời gian chờ đợi tích hợp POS

 

Việc tích hợp POS có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến, do thủ tục rườm rà từ nhà cung cấp hoặc do cửa hàng chưa chuẩn bị đầy đủ hạ tầng kỹ thuật phục vụ việc lắp đặt.

 

Để khắc phục tình trạng này, chủ cửa hàng cần chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có quy trình tích hợp nhanh chóng, đáng tin cậy. Một nhà cung cấp uy tín không chỉ đảm bảo hướng dẫn kỹ thuật chi tiết, mà còn có bộ phận chăm sóc khách hàng tận tâm, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 để giải quyết mọi vấn đề chủ cửa hàng gặp phải khi dùng máy POS.

 

Là một trong những đơn vị trung gian thanh toán hàng đầu Việt Nam, AppotaPay đáp ứng đầy đủ các tiêu chí này với giải pháp SmartPOS dễ triển khai, đi kèm dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu và support khách hàng 24/7. Nhờ đó, các cửa hàng có thể tích hợp POS nhanh chóng, vận hành ổn định nhằm đem đến trải nghiệm thanh toán số thuận tiện nhất cho khách hàng.

 

Tìm hiểu ngay các giải pháp thanh toán số tại AppotaPay!